Carlos Castro C.I 20.765.736.

DEDICATORIA

  

     Principalmente a DIOS, por ser mi guía, por llenarme de bendiciones y mostrarme en muchas oportunidades cosas que realmente han sido importantes, que me han brindado la mayor fuerza y apoyo cuando lo necesite.

      A mis Padres, Yelitza Malavé y Juan Carlos Castro, por hacer de mí un hombre de bien, lleno de principios y valores,  por todo el apoyo brindado tanto en lo personal, como lo profesional.

     A mis Hermanos y demás familiares, porque lograron contribuir de una u otra forma, para obtener este logro.

     A mi amigo Henry Ruiz y al Sr Luis Alfredo que desde el cielo cuidan de mí, sé que  estarán feliz por este logro, ya que el siempre creyeron en mí.

      A mis amigos y compañeros de grupo de estudio, quienes me han demostrado su incondicional apoyo y colaboración a lo largo de nuestros estudios.

Castro Carlos.

AGRADECIMIENTOS

     Los grandes logros en la vida traen consigo, innumerables sacrificios, esfuerzos y alegrías, estoy por culminar uno de mis anhelados sueños, quiero dar las más sinceras gracias a mi Dios, por darme vida, salud y fortaleza, sobre todo por no dejarme caer ante las adversidades, por iluminar mi mente para encontrar el camino y llegar a este momento.

     A la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt” (UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración Industrial (IUTA), por tan excelente iniciativa, de darle continuidad a nuestra formación como profesional, a través de este convenio.

     A mi madre y mi padre por todo el amor y dedicación, jamás podré retribuirles todo lo que han hecho por mí, este es el resultado de su esfuerzo, gracias por su apoyo incondicional y por ser una gran bendición en mi vida.

     A mis hermanos, Juan Carlos, Miguel Ángel y Katherine Malavé, por su apoyo en todo este trayecto.

     A ti Yuritza Medina, valiosísima mujer, novia, amiga, compañera, que ha estado conmigo en todo este tiempo, por todo el apoyo me has dado.

     A mis Tíos(as) en especial José Miguel Malavé, por sus consejos, que me ayudaron a madurar y a tener un mayor crecimiento personal.

     A mis amigas, amigos, grupo de estudio, por darme la oportunidad de ser parte de ustedes.

A mis compañeros de trabajo, por la apertura que siempre han tenido conmigo, y lo flexible que fueron durante mi periodo de estudio y pasantía.

     A mi tutor Lcdo. José Iriza, por transmitir sus conocimientos y experiencias, ya que cada uno de sus aportes fueron las bases para lograr esta meta. Al Equipo de trabajo del CD Alimentos Polar Barcelona. Al Ingeniero Julio Núñez y  Analista Christian Ávila  por sus consejos y la colaboración recibida para el logro de mis objetivos.

Castro Carlos.

“Nada de lo que vale la pena hacer

Puede hacerse solo, sino que debe hacerse

En colaboración de otros”.

Og. Mandino

INTRODUCCION

     La realización del trabajo de pasantías se realizó con la finalidad de adquirir conocimientos del campo laboral, en donde se puede comparar el método científico aprendido en la carrera con la aplicabilidad en las empresas, específicamente en el área de Servicio al Cliente, departamento de Facturación. En ese mismo orden de ideas se debe resaltar que el estudiante en el periodo de pasantías adquiere responsabilidades de trabajo y experiencia en el trato con personas del campo laboral.

     Asimismo, el profesional durante el proceso de pasantías, aparte de practicar los conocimientos adquiridos en la Universidad y durante las investigaciones desarrolladas; aprende igualmente observando su entorno lo cual le permite establecer criterios propios sobre la experiencia industrial.

     La pasantía se realizó en el Centro de Distribución de Alimentos Polar Comercial, Sucursal Barcelona, ubicada en la zona Industrial Los Montones,  Bajo la supervisión de José Iriza (Supervisor de Almacén).

     Durante el periodo comprendido de ocho semanas se adquirieron conocimientos prácticos del área de calidad enfocados al enriquecimiento del aprendizaje, lo cual permitió alcanzar los objetivos del trabajo de pasantías plasmado en el cronograma de actividades planteado por la empresa y avalado por la coordinación de pasantías de la universidad.

     Para esta etapa del proceso de investigación se ha realizado el informe, el cual está conformado por tres capítulos:

     En el Capítulo I, Identificación de la Empresa: Denominación Comercial, Figura Jurídica, Capital Suscrito y Pagado, Conformación del Capital, Antecedentes Históricos, Actividad a la cual se dedica, Estructura Organizativa, Productos o Servicios Ofrecidos, Volumen anual de ventas.

     En el Capítulo II, se hace referencia al departamento donde se realizó la Pasantía: Identificación del departamento y la actividad a la que se dedica, Estructura del departamento, Funciones, Actividades encomendadas dentro de la empresa.

     El Capítulo III, está dirigido al desarrollo teórico del informe: principios y técnicas empleadas para el desarrollo de las actividades.

CAPITULO I

1.1.  Razón Social O Denominación Comercial:

     Alimentos Polar Comercial C.A, una empresa perteneciente al grupo polar, ha buscado en toda su trayectoria como distribuidor de productos de consumo masivo servir a y todos sus clientes de una manera diferente a todas las demás empresa que prestan el mismo servicio.

1.2. Figura Jurídica:

     Es una Compañía anónima, que financieramente se sostiene por recursos propios con un aporte de terceros que participan del paquete accionario.

1.3. Capital Suscrito Y Pagado:

     Alimentos Polar Comercial C.A cuenta con un capital suscrito y pagado de trescientos millones de bolívares (300.000.000), representada por (300) accionistas de un mil cada una de las cuales serán normativas y conferían a sus tenedores iguales derechos.

1.4. Conformación Del Capital: 

     La conformación del capital de la empresa Alimentos Polar Comercial C.A es Nacional y de carácter privado porque reciben dinero del grupo de accionistas lo que representa el 99.99% del capital social y un presidente que lo lideriza en sus acciones.

1.5. Antecedentes Históricos:

     Al finalizar la dictadura gomecista, Venezuela se disponía a vivir nuevos tiempos. Fue entonces cuando el joven abogado caraqueño Lorenzo Alejandro Mendoza Fleury se incorporó al negocio familiar al hacerse socio principal de Mendoza y Compañía, empresa dedicada a la fabricación de velas y jabones. Allí encontró el terreno fértil donde sembrar la semilla de un estilo propio, caracterizado por un espíritu emprendedor, intuitivo, entusiasta y siempre orientado a la excelencia.

     A pesar de ser una época de grandes dificultades, el poder creativo de un grupo de hombres dedicados a aquella fábrica supo salir adelante bajo el liderazgo de Mendoza Fleury, hombre conocedor del mundo, con una destacada trayectoria como diplomático y empresario.

     Justo al estallar la Segunda Guerra Mundial, Mendoza Fleury tuvo la idea de establecer una compañía cervecera. El proyecto implicaba grandes riesgos, pero comenzó a hacerse realidad cuando el barco que transportaba desde Europa la primera paila de cocimiento logró cruzar el océano para llegar finalmente a Venezuela, en la Navidad de 1939.

     Poco más de un año después, el 14 de marzo de 1941, se iniciaba la historia de Cervecería Polar, con un capital totalmente venezolano, en la pequeña planta de Antímano, al oeste de Caracas.

     La iniciativa daba sus primeros y tímidos pasos hasta que, luego de una serie de coincidencias y gracias a un anuncio de solicitud de personal publicado en la prensa caraqueña, el 01 de enero de 1943, ingresó en la empresa Carlos Roubicek, un joven checoslovaco de origen judío, quien había emigrado a Ecuadortras la ocupación militar de su país por Adolfo Hitler. Este maestro cervecero consiguió así, a los 26 años de edad, más que un trabajo, un proyecto de vida.

     Cuatro meses después de su ingreso, Roubicek planteó la necesidad de cambiar la fórmula del producto, pues detectó que el consumidor deseaba una cerveza más refrescante. Así logró reformular la Cerveza Polar, adaptándola al gusto del consumidor, imprimiéndole un cuerpo y sabor inigualables. Esto la llevó rápidamente a ocupar el primer lugar en la preferencia de los venezolanos.

Distribución De Polar En Los Inicios.

     Desde los mismos inicios de Cervecería Polar, cuando apenas producía unos 30 mil litros mensuales y contaba con 50 trabajadores, hubo que enfrentar la competencia agresiva de unas 14 marcas, para lo cual se emplearon dos elementos clave: un producto de extraordinaria calidad y un equipo de ventas con ímpetu y garras suficientes para sortear las pruebas que el mercado de entonces imponía.

     Si bien la rigurosidad con la que los maestros cerveceros elaboraban la Cerveza Polar había sido determinante en el éxito del producto, también lo era una estructura de distribución eficaz que garantizara el crecimiento sostenido del mercado y la capacidad de satisfacer a los clientes.

     Nace entonces, en 1948 y bajo la supervisión de Juan Lorenzo Mendoza Quintero la primera compañía comercializadora de los productos de Cervecería Polar De esa manera, se hizo posible la sólida conformación de la estructura de ventas y distribución que llevó a Cervecería Polar a alcanzar el liderazgo que hoy mantiene.

Crecimiento

     Llega el año 1950 y arrancan las operaciones de una segunda planta cervecera, esta vez en Barcelona, estado Anzoátegui, en el oriente del país; al año siguiente, se suma otra en Los Cortijos, en Caracas complementando la producción ya insuficiente de la Planta de Antímano. Estos hitos fueron muestra de la actitud pujante de hombres como Mendoza Fleury y su hijo Juan Lorenzo, que apostaron por la prosperidad de Venezuela y de este negocio, en medio de escenarios políticos complejos. En 1960 se sumaría otra planta cervecera en Maracaibo, para atender el occidente del país.

     Este innovador producto, creado por el espíritu emprendedor y creativo de Juan Lorenzo Mendoza Quintero y el maestro Carlos Roubicek, marcó un antes y un después en la mesa del venezolano, al industrializar la harina precocida de maíz, haciendo mucho más rápida y sencilla la preparación de la arepa.

     Juan Lorenzo Mendoza Quintero fue el gran visionario que apoyó con su entusiasmo y convicción el crecimiento de Cervecería Polar y el desarrollo de Harina P.A.N., pero en ningún momento perdió de vista su prioridad: la gente. Desde muy joven se interesó por hacer el bien a las personas, dentro y fuera de la empresa.

     Es así como, preocupado por el bienestar integral de los trabajadores, propuso la creación de la Asociación Civil sin fines de lucro “El Puntal”. Esta iniciativa estaba destinada a fortalecer la acción social que ya venían desarrollando las diferentes instalaciones de la empresa en sus localidades, tanto para los trabajadores y sus familias como para la comunidad.

     En 1962, a sus 35 años de edad, Juan Lorenzo Mendoza Quintero afirmaba: “en la vida todo se puede construir y hacer, siempre y cuando sea para el bienestar general”.

     Un profundo sentimiento de confianza en la gente y amor por Venezuela inspiró en él iniciativas y proyectos que le iban a permitir ser útil al país y cumplir así uno de sus principios de vida. Ese mismo año, Juan Lorenzo moriría repentinamente dejando muchos sueños inconclusos.

Hacia Una Nueva Etapa

     El mayor legado que dejaron esos hombres y mujeres a los futuros líderes de la organización, fue el conjunto de valores y principios fundamentales que supieron transmitir con el ejemplo a todos los que formaron parte de la empresa desde sus inicios. El compromiso a largo plazo con el bienestar del país y su gente, hizo posible el surgimiento de la corporación industrial de alimentos y bebidas más importante de Venezuela y una de las principales en América Latina.

Somos Empresas Polar

     Gracias al pleno entendimiento y alineación que ha existido siempre entre los accionistas, fue posible que al cabo de siete años de trabajo, en 1999, se concluyera la consolidación accionaria que dio paso a la evolución organizacional más relevante vivida por Empresas Polar hasta ese momento. Lorenzo Mendoza Giménez es designado como responsable de un importante proyecto de reorganización que incluyó la primera estructura organizativa integral de Empresas Polar, que entró en vigencia en julio de 1999.

1.6. Actividad A La Cual Se Dedica, Indicando Su Clasificación: Industrial, Comercial, Servicio, (objeto): Comercial.

     Es una empresa distribuidora de productos de consumo masivo con la finalidad de servir a todos sus clientes de una manera diferente a todas las demás empresa que prestan el mismo servicio. Adicional a esto elabora producto de marcas líderes en el mercado.

1.7. Estructura Organizativa

1.8. Productos o Servicios Ofrecidos:

Producto

    Alimentos Polar, es una empresa privada perteneciente al grupo Polar dedicada  la distribución de productos de consumo masivo, con el fin de satisfacer las necesidades  de consumidores activos y potenciales.

    Entre sus productos se puede mencionar:

Ø  Margarina.

Ø  Harina de Maíz.

Ø  Arroz.

Ø  Pastas.

Ø   Aceite.

Ø  Avenas.

Ø  Bebida achocolatada.

Ø  Ketchup.

Ø  Mayonesa.

Ø  Cereales infantiles.

Ø  Detergente.

Ø  Jabones.

Ø  Atunes.

Ø  Sardina.

Ø  Quesos.

Ø  Untables.

Ø  Helados.

Ø  Vinagres.

Ø  Congelados

Ø  Mermeladas.

Ø  Alimentos para animales.

Ø  Derivados Lácteos.

Ø  Artículos de confitería.

     Además cuenta con la distribución en sus empresas filiales de: Cerezas, Maltas, Agua Mineral, Soda,  Bebidas Gaseosas y  Jugos, entre otros productos.

Mercado

     Las actividades de Empresas Polar están enfocadas en el sector de alimentos y bebidas. Con 30 plantas industriales, y más de 150 mil puntos de ventas, esta organización empresarial posee la infraestructura de producción, comercialización y servicios más importante en la economía privada de Venezuela. Los  productos líderes de esta importante grupo se comercializan en América Latina, Norteamérica, el Caribe y Europa.

1.9. Volumen Anual De Ventas: Nacional O Exportación, Señalar Zonas O Áreas Del Mercado:

    Con respecto al volumen anual de ventas, la Empresa  Alimentos Polar Comercial C.A, se establece metas en el plan dinámico de despacho para satisfacer la demanda de los consumidores y el mercado.  Las actividades de Empresas Polar están enfocadas en el sector de alimentos y bebidas. Con 30 plantas industriales, y más de 150 mil puntos de ventas, esta organización empresarial posee la infraestructura de producción, comercialización y servicios más importante en la economía privada de Venezuela. Los  productos líderes de este importante grupo se comercializan en América Latina, Norteamérica, el Caribe y Europa.

1.10. Otros Datos Que A Juicio De Estudiante-Pasante Puedan Ser De Interés Para La Elaboración Del Informe:

Misión

     Desarrollar y gestionar un portafolio de marcas líderes que compitan por diferenciación, a través de una distribución directa extensiva, con el menor costo posible en los procesos que no generen diferenciación con el foco de la búsqueda continua de productividad para obtener rentabilidad creciente.

Visión

     Empresas ALIMENTOS POLAR, C.A. tiene un compromiso de acción social desde sus inicios:

• Obtener el primer lugar en preferencia como empresa de consumo masivo.
• Mejorar cada día en la calidad del servicio prestado a todos y cada uno de nuestros clientes.
• Atender el mayor número de clientes y satisfacer en un 100% todas sus necesidades.
• Poseer estrategias bien definidas en todas las áreas, contar con personal altamente capacitado y productos de comprobada calidad.
• Establecer planes estratégicos para promover acciones que permitan la participación y cooperación entre los distintos entes de la organización.
• Exigir a los proveedores los certificados que respalden la calidad de los productos suministrados.
• Adiestrar al personal en las áreas relacionadas con la naturaleza y objetivo de la organización, a fin de mejorar continuamente las actividades y tareas.
• Asegurar la prestación de un servicio óptimo de atención al cliente, además de un servicio eficiente y permanente de post-venta y asesoría técnica.
• Establecer acciones preventivas y correctivas para evitar desviaciones en los procesos.
• El desarrollo integral y económico de cada cliente para que pueden obtener ingresos adecuados.

Naturaleza De La Empresa

     Alimentos Polar, es una empresa dedicada a la venta de productos de consumo masivo que posee marcas muy reconocidas en el mercado y que ha logrado a través de los años ocupar un lugar muy importante en los establecimientos de cada uno de sus clientes, esto le ha llevado a comprender cada día más las necesidades que tienen cada uno de ellos, convirtiéndose no solo en un empresa de consumo masivo, sino, en un aliado, que con un conocimiento integral de los clientes y sus expectativas, adopta un modelo de atención a sus necesidades a un costo adecuado y con una filosofía ganar-ganar. Con esta filosofía   busca  que cada  cliente que forma parte del master se desarrolle como una unidad económica importante para el sector donde distribuyen sus productos y para el país.

Principios De La Empresa

     Son las creencias que consideramos verdades. Los fundamentos relacionados con nuestra Filosofía, Valores y Razón de Ser.

Respeto Mutuo: reconocemos el valor de la igual dignidad de la vida de todas y cada una de las personas, su unicidad, su diversidad; sus dimensiones individual y social. Entendemos que respetar es actuar, procurando no perjudicar ni dejar de beneficiarse a sí mismo ni a los demás, de acuerdo con sus derechos, su condición y sus circunstancias. Así como tenemos el derecho a ser respetados, hemos de cumplir con el deber de respetar a las personas, sentando bases para la convivencia, el dialogo y la colaboración.

Libertad Responsable: creemos que las personas están dotadas de conciencia, voluntad y posibilidades de libre elección. La responsabilidad más básica es cumplir con nuestros deberes.

     Consideramos que el derecho a la libertad de elegir debe estar enmarcado en el deber de responder ante los otros por los efectos de dicha elección. Promovemos la libertad responsable, creando las condiciones para que las personas puedan tomar decisiones y asumir las consecuencias.

Justicia: entendemos la justicia como la voluntad permanente de dar, reconocer y respetar a cada quien que le corresponda. Tomamos en cuenta la igual dignidad del valor de la vida de cada persona, su diversidad de aportes, y su unicidad, para crear condiciones de justicia para todos, al interior de nuestra organización.

Solidaridad: nos concebimos como parte integrante del todo. Somos interdependientes, tenemos muchos objetivos comunes y complementarios.

Entendemos por solidaridad involucrarnos, identificarnos y actuar con determinación firme y perseverante por bien de todos y cada uno.

Valores De La Empresa

     Son la guía para nuestras decisiones, dilemas y actuaciones en la labor cotidiana. Las cualidades que nos permiten orientarnos hacia nuestra Razón de Ser.

 Integridad: hacer lo correcto. Integridad implica ser fiel a las propias convicciones. Es hacer lo correcto, entendido como actuar con honestidad, rectitud, respeto y responsabilidad, cumpliendo con nuestros deberes y obligaciones, conforme a nuestra Razón de Ser, Principios y Valores. La integridad es buscar la unidad de la persona entre lo que piensa, siente, dice y hace, de acuerdo con el bien que dicta la conciencia y el código de ética.

Excelencia: elegir lo mejor. La excelencia es actuar según los criterios establecidos por la organización como los mejores, en busca del beneficio de todos los grupos relacionados con su actuación.

     La excelencia implica dedicación, esfuerzo y cuidado por la obra bien hecha, lograr un nivel superior de calidad y seguridad en procesos, productos y servicios, en busca de proveer la mejor contribución para el beneficio. La excelencia es que cada uno de nosotros se esfuerce en ser la mejor persona que puede ser.

Alegría: con una sonrisa. La alegría es la energía positiva que ponemos en todo lo que hacemos, con las personas con quienes interactuamos, y celebramos nuestros logros. Es el gozo constante y contagioso del bien. Alegría que se ofrece y se comparte con nuestros productos.

Pasión por el bien: de corazón. La pasión por el bien es el amor, entusiasmo y esmero con el que trabajamos para cumplir con nuestros compromisos. Es buscar el bien del otro, compartir y entregarse sin limitar los esfuerzos; siempre y cuando no lesionen a las otras personas, ni a quien lo realiza. La pasión por el bien es encontrar mi propio bien, contribuyendo al bien del otro.

Razón De Ser.

     Es el fin que da sentido a nuestra labor y nos orienta hacia el futuro que deseamos. En Empresas Polar el sentido de nuestro trabajo es contribuir a la calidad de vida cotidiana de las personas, y sus familias, por medio de una amplia y accesible oferta de excelentes productos y marcas de alimentos y bebidas, con la mejor relación precio-valor. Aspiramos que todos y cada uno de nosotros trabaje con pasión aportando al bien de las personas, de las comunidades y el país.

     En Empresas Polar nuestro trabajo está al servicio de bien individual y común, en la medida en que cumplimos nuestros compromisos con los diferentes grupos relacionados y participamos solidariamente con los sectores más vulnerables de la población.

CAPITULO  II

Departamento donde se realizó la pasantía

2.1. Identificar y determinar el departamento y la actividad a que se dedica.

     Departamento de Servicio al Cliente de la empresa Alimentos Polar Comercial Barcelona. En este departamento se aplican los recursos informáticos disponibles y perciben las relaciones existentes entre ellos a través del flujo de datos, apreciando la importancia de su uso sin dejar de visualizar que los mismos son herramientas que facilitan, mejoran la obtención y uso de los procesos de la información administrativa.

2.2. Estructura del Departamento

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 2.3. Funciones del Departamento

• Cuenta con un personal capacitado que pueda dar una respuesta en un momento dado.
• Dispone de las herramientas necesarias para el cumplimiento de sus tareas.
• Los trabajadores se reúnen diariamente con los supervisores para la presentación de resultados de las gestiones realizadas el día anterior y así lograr que todo el personal tenga información actualizada.
• Supervisor: Este se encarga de llevar el control y supervisar las distintas áreas del departamento, para verificar que las actividades se lleven a cabo de manera oportuna y satisfactoria.

• El proceso para llevar a cabo cada procedimiento, se realiza desde el Sistema SAP, por medio de varias transacciones.

• Se encarga de facturar y contabilizar la mercancía que va a ser despachada hacia los distintos clientes.

• Realizar obsequios para ser entregados a distintos organismos.

• Se realizan proformas, donde se refleja el pago a las empresas de transportes y choferes.

• Verificar las facturas que entregan los choferes en su retorno, y proceder a su liquidación.

• Se elaboran guías de movilización de transporte, Personalizadas y al Detal a través del Sistema-Sunagro, que pertenece al estado.

• Contribuir con el Indicador de exactitud de inventario y control del FIFO a través del chequeo físico –teórico de cargas y tomas de inventarios.

§  Garantizar la validación correcta en la Recepción de Productos Conformes y No Conformes de clientes según política vigente.

§  .Administrar la zona de carga y descarga de camiones a fin de evitar demoras en la operación.

2.4. Actividades a realizar en el departamento.

las resaltadas corresponde a tu defensa de pasantias como actividades propias de tu carrera.

• Inducción a la empresa.
• Entrenamiento y Conocimiento en el departamento de Servicio al Cliente.
• Manejo del sistema SAP, en distintas transacciones, de acuerdo a las distintas actividades a ejecutar.
• Llevar el control del indicador Atyc en SAP, con las Transacciones ZDSATYC- VF03.
• Bajar reportes de las distintas fechas para realizar el Atyc.
• Verificar la fecha, hora, y sello a cada factura, antes de insertarlas en el indicador Atyc.
•  Ejecutar plan de acción, para reforzar a los liquidadores y vendedores la importancia, de hacer cumplir a los choferes y clientes, los datos que deben ir en las facturas, una vez entregada y recibida la mercancía.
• Ordenar facturas por orden correlativo, según el número de Control.
• Elaboración de guías de movilización SICA, mediante la página SISTEMA-SUNAGRO.
• Armado de la documentación de los choferes, por medio de cada factura con su respectiva guía de movilización y su sello.
• Realizar el cuadro SAP-SICA.
• Detectar diferencias a través de la guía zk05 y guía de movilización.
• Detención del cliente, con datos errados en la página del SUNAGRO.
• Solicitud de bajar mercancía mediante un formato, de acuerdo al motivo presentado.
• Recepción de mercancía de las distintas plantas.
• Revisión de los dobles lotes.
• Arreglo de mercancía en almacén, según el FIFO. Recepción de guías SICA.