CAPITULO
II
DEPARTAMENTO
DONDE SE REALIZO LAS PASANTIAS.
2.1.
IDENTIFICAR Y DETERMINAR EL DEPARTAMENTO Y LA ACTIVIDAD A LA QUE SE DEDICA.
Ø DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS:
En
este departamento se lleva a cabo el proceso de facturación y cobranza por los
diferentes servicios o productos que se proporcionan o venden. Como objetivo
fundamental de este departamento está el generar una factura fiscal, detallando
en ella el servicio o producto vendido, verificando su correcta elaboración,
comprobando que la cifra cobrada sea la correcta dependiendo del servicio que
se prestó, para posteriormente realizar el envió a los diferentes clientes , comprobar la recepción de estas por parte
del cliente, y luego confirmar la fecha de pago de acuerdo a lo términos
establecidos en la negociación. Cuando el pago no se materializa dentro del
lapso de tiempo establecido, el
departamento de cobranza es el responsables de darle seguimiento al cobro de la
factura, y tomar las previsiones correspondientes en casos de retrasos
extremos.
2.3. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE
VENTAS Y COBRANZAS
2.3. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE
VENTAS Y COBRANZAS
Para poner en funcionamiento las operaciones
de cobros en la empresa, es necesario implementar un sistema operativo de
métodos y procedimientos dentro de la estructura organizativa de la empresa.
Este funcionamiento deberá tener el interés y aprobación por parte de la
Presidencia, responsable de todas las acciones de la empresa, para lo cual
cuenta con un plan de trabajo determinado, en el ejercicio de las siguientes
funciones del departamento de Ventas y Cobranza.
Ø FUNCIONES DEL GERENTE DE VENTAS Y
COBRANZA:
1.
Dirigir y controlar las acciones
encaminadas a elevar el nivel de eficiencia de la cobranza, a través de la
recuperación inmediata de los recursos económicos por venta de servicios.
2.
Coordinar y supervisar el proceso de
recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.
3.
Proponer estrategias y diseñar controles
administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.
4.
Diseñar, proponer e implementar
controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.
5.
Supervisar y validar las notas de
crédito y cargo de acuerdo con la normativa aplicable.
6.
Programar, controlar y supervisar las
actividades de los cobradores adscritos al Departamento.
Ø FUNCIONES DEL ANALISTA DE VENTAS Y
COBRANZA:
1.
Controlar y custodiar los documentos que
correspondan al Departamento.
2.
Efectuar la investigación crediticia de
posibles clientes para el otorgamiento de créditos.
3.
Administrar y controlar la cartera de
clientes para garantizar una adecuada y oportuna captación de recursos.
4.
Gestionar y efectuar el cobro de
créditos a favor de la empresa dentro de los días estipulados.
5.
Llevar un control documental y
electrónico de los clientes acreditados.
6.
Realizar las demás funciones que
expresamente le encomiende el Administrador.
2.4.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR DURANTE LAS PASANTÍAS
1.
INDUCCIÓN
POR EL TUTOR EMPRESARIAL: La finalidad de la inducción es
conocer a fondo las actividades de la empresa y el funcionamiento de cada uno
de los departamentos. Luego el seguimiento y asesoría por parte del Tutor
Empresarial durante la ejecución de las labores en el Departamento de cobranza
y ventas.
2.
ELABORAR
FACTURAS PROFORMAS: Mediante la elaboración de las facturas
se pretende ofrecer al cliente un presupuesto del servicio, el alcance de las
actividades y el costo relacionado con el mismo.
3.
VERIFICACIÓN
DE PEDIDOS: Luego de la aceptación por parte de los
clientes del servicio, se procede a la verificación de la ejecución del mismo;
haciéndole un seguimiento a las actividades ofrecidas y al cumplimiento de las
misas.
4.
ENVIAR
FACTURAS AL ARMADOR: Luego del cumplimiento del servicio y
la satisfacción del cliente según sus requerimientos, se procede a enviar la
factura definitiva por correo electrónico al armador, el cual es el
representante de la embarcación.
5.
VERIFICACIÓN
DE FACTURAS A PROVEEDORES: Se procede a hacer seguimiento de
las facturas emitidas a proveedores para constatar el cumplimiento del pago del
servicio según lo establecido, y así evitar retrasos y mora en la cancelación.
Pendiente de los acentos. Falta fuerza en la argumentación de las actividades en el sentido, de destacar las competencias desarrolladas en materia fiscal, afina esta parte y avanza.
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