COLOCALE NÚMEROS A LOS GRÁFICOS. HACER INDICE 


República Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria

CONVENIO INTER – INSTITUCIONAL

Instituto Universitario De Tecnología De Administración Industrial

Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”

Vicerrectorado Académico

 INFORME DE PASANTIA 

INELECTRA, S.A.CA

Prof. 

 Lcda.  Yaritza  Hernández                                    

                                                                                                                                       Realizado por:                    

TSU. Tisianny Alcalá    CI: 18.099.014

Sección: AT602N

Carrera: Licenciatura en Administración.  Mención: Tributación

Puerto la Cruz, Junio 2015.

DEDICATORIA

      Principalmente a ti mi Dios, por ser mi guía espiritual,   por darme esta oportunidad de cumplir otra meta profesional y no dejarme caer antes las adversidades, dándome fuerza para salir adelante.

A mis hijas hermosas, Lismary cruces y Fabiana cruces, por ser el motor para seguir adelante y nunca desmayar, buscar siempre lo mejor para ustedes. Las amo infinitamente.

A ti esposo, por tu infinito amor  que me brindas cada día y tu apoyo incondicional, tu comprensión, paciencia, por darme la fuerza necesaria para seguir luchando contra todo los obstáculo. Te amo inmensamente.

A mis padres, Maribel Ramírez y  Ramón Ramírez, por ser un gran ejemplo, motivándome para ser cada día mejor  y confiando una vez más en mí.

A mi abuela, Martha Merchán,  por guiarme desde el cielo cada paso y proceso de mi vida para ir por el buen camino.

A mis hermanos, para que se sientan orgullosos de mi y sea un ejemplo a seguir.

AGRADECIMIENTO

     Este trabajo de pasantías te agradezco a ti mi Dios, por permitirme salir adelante con mis labores y guiarme por un camino mejor. Amén.

A la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt” (UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración Industrial (IUTA), por permitir continuar con nuestra formación académica y optar por el titulo de Licenciados en Administración Mención Tributación.

A ti esposo, Gustavo Cruces nuevamente por estar conmigo en estos 10 años y en las buenas y en las malas, por acompañarme en cada unas de mi etapa profesional y por ser un excelente hombre y padre siempre estaré agradecida. Te amo con todo mi corazón.

Agradezco a mis padres,  que siempre están presentes con mis ideas y han jugado un papel muy importante en la toma de decisiones, su apoyo fue de suma importancia. Los amo.

A mis compañeros, Dayaneht Lovera, Nairobys Núñez, Jesús Frontado, por el compañerismo y la amistad que nos une, es un incentivo que nos permitió brindarnos apoyo mutuamente para nuestra formación académica.

A mi suegra, Liz  Marlín, por su gran colaboración y ayuda de cuidarme a mis princesas para que yo pueda culminar esta etapa profesional.

 A mi tutora empresarial y Analistas del departamento, Lic. Morella Rangel, por brindarme toda la ayuda necesaria para la realización de mis practicas profesional en esta empresa y brindarme el apoyo para la realización de este informe de pasantías, A la señora Milagros Mendoza, Vilma Vázquez  y Álvaro Arbeláez, por su infinita colaboración,  por haberme tenido tolerancia y paciencia, por las enseñanzas plasmada  para realizar mis actividades de pasantías. Mi más sincero agradecimiento.

A todos los profesores, que de una u otra forma han contribuido con mi formación académica.

Y por último a Inelectra S.A.C.A, por brindarme esta oportunidad de realizar mis prácticas profesionales en su empresa, ofreciéndome todo el apoyo profesional necesario para ampliar mis conocimientos fuera del instituto.

INTRODUCCION

     Pasantía es la práctica profesional que realiza un estudiante para poner en práctica sus conocimientos y facultades. El pasante es el aprendiz que lleva adelante esta práctica con la intención de obtener experiencia de campo, mientras que el encargado de guiarlo suele conocerse como tutor.

       Este informe de pasantías es un requisito necesario para obtener el título de Licenciada en Administración Mención Tributación del convenio Inter-Institucional, Instituto Universitario De Tecnología De Administración Industrial con la Universidad Nacional Experimental “Rafael María BARALT” , estas prácticas profesionales tienen una duración de 320 horas.

       Estas prácticas fueron desarrolladas en la empresa Inelectra, S.A.C.A, ubicada en lechería, edificio atlántico, en el departamento de Viáticos.

       En esta empresa realice mis prácticas profesionales de (8) horas diarias distribuidas en dos meses, el mes de junio hasta el mes de agosto, para cumplir con los requisitos dictado por el convenio, dentro de las cuales obtuve conocimiento acerca del proceso Administrativo que lleve el departamento de viáticos de Inelectra como revisión de las facturas que el monto sea correcto y verificación  del IVA, darle seguimiento a las solicitud de viajes , bajo la supervisión de Morella Rangel en su carácter de Licenciada y es la jefa del departamento de Administración.

      El ejercicio de las pasantías comenzó con una inducción de general de todas las actividades que lleva a cabo cada departamento, conocer las instalaciones, su estructura jerárquica y compañeros de trabajo y seguidamente poder continuar con la estructura siguiente:

Capítulo I: corresponde a la identificación de la empresa donde se realizo las prácticas profesionales.

Capítulo II: se refiere al departamento donde se realizo las pasantías.

Capítulo III: explica la manera detallada de todas las actividades  realizadas durante las pasantías.

CAPITULO I

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

1. RAZON SOCIAL

 Inelectra, S.A.C.A: Se encarga de la prestación de servicios profesionales de ingeniería, construcción de obras industriales y de infraestructura y desarrollo e implementación de soluciones integrales en las áreas de telecomunicaciones, control e informática.

1. FIGURA JURIDICA

• Denominación

La sociedad se denomina Inelectra, S.A.C.A. y en  este documento también será distinguida como la “Sociedad” o “Inelectra”.

• Domicilio

El domicilio de la sociedad queda establecido en la ciudad de caracas, pudiendo establecer sucursales y agencias en cualquier otro lugar de la República o fuera de ella, si así lo decide la Junta de Administración.

• Objeto

La sociedad tendrá por objeto:

• La presentación de servicios profesionales no mercantiles.
• la ejecución de trabajos de construcción, montaje e instalación de obras.
• la prestación de servicios y suministro de toda índole en los campos de los telecomunicaciones, informáticas y relacionados.
• la aprobación de campos de hidrocarburos.
• la prestación de servicios para la exploración y explotación de hidrocarburos.

En general, cualquier otro tipo de actividad, inversión, acto o negocio licito que a juicio de la Junta de Administración convenga a la sociedad,  esté o no comprendido en la enumeración enunciativa que antecede.

• Duración: la duración de la sociedad será de cien (100) años, contando a partir del 8 de noviembre de 1968, fecha en que fue constituida.

1. CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO: La sociedad  cuenta con un capital suscrito y pagado de BsF. 15,750.000.00.
2. CONFORMACION  DEL CAPITAL: El capital autorizado de la sociedad  es de carácter nacional de BsF 31.500.000,00.

1.5 ANTECEDENTES HISTORICOS

Reseña histórica

    Inelectra. Comenzó sus operaciones en 1968 como una empresa especializada en servicios de Ingeniería, para incluir posteriormente procura, gerencia de construcción directa, así como operación y mantenimiento.

     Tiene como tradición el desempeño de sus actividades bajo un alto código, ética, excelencia en ejecución, capacitación y disciplina, que han hecho que los principios, estándares y prácticas de la compañía sean unas de las normas en todos los proyectos ejecutados alrededor del mundo.

     El negocio de la compañía está basado en el conocimiento técnico y gerencial que posee combinado con las  más avanzadas tecnología de ejecución, innovación y penetración en mercados y habilidad para responder a las necesidades individuales de los clientes.

1.6 ACTIVIDAD POR LA CUAL SE DEDICA

     Inelectra es una empresa de servicios de ingeniería y construcción, líder en el desarrollo de soluciones técnicas integrales que agreguen valor a nuestros clientes, colaboradores y comunidad. Reúne la mayor experiencia y capacidad para la ejecución de proyectos en las áreas de petróleo, gas y generación de potencia con sólidos recursos humanos, técnicos y financieros.

      Su flexibilidad contractual y financiera le permite adquirir compromisos con diferentes esquemas que van desde la modalidad Suma Global Llave en Mano, hasta horas-hombre reembolsables, incluyendo acuerdos tipo maestro o marco para el suministro de servicios de asistencia técnica permanente.

      Posee la capacidad de ejecución necesaria para asumir proyectos complejos y en escenarios variables, estableciendo las configuraciones de recursos y personal que mejor se adapten a cada cliente.

      Su infraestructura está integrada por la sede principal ubicada en la urbanización Santa Paula de Caracas y los Centros de Ejecución Caracas, en la urbanización La Urbina; Centro de Ejecución Occidente, en Maracaibo, estado Zulia; y Centro de Ejecución Oriente, en Puerto La Cruz, estado Anzoátegui.

      El talento del capital humano, la disponibilidad de herramientas de ejecución de primera línea, los registros de seguridad clase mundial, su fortaleza financiera para asumir contratos suma global y su profundo sentido de responsabilidad social convierten la relación de trabajo con inelectra en una experiencia altamente productiva

1.7 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura organizacional está compuesta de manera general ya que su sede principal está ubicada en caracas en Santa Paula, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con sus diferentes funciones son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos.

 En esta se reflejan:

Los flujos de autoridad, decisiones, y los niveles jerárquicos en que estas se ponen en práctica o bien para lograr la adecuada comunicación y coordinación entre los componentes de la organización, para que las funciones desarrolladas respondan al plan común que se persigue.

Todos estos con la finalidad de brindarle al personal conocimiento de la ubicación de estos departamentos y de su subordinación de la organización, permitiendo así establecer una eficacia y eficiencia en las metas fijadas en la planificación.

 

 1.8 PRODUCTOS O SERVICOS  OFRECIDOS

  Hasta el presente ha realizado cerca de 800 proyectos en las áreas de petróleo, gas y petroquímica, generación y transmisión de electricidad, transporte y ferrocarriles, industrias básicas de hierro, aluminio, minería, pulpa y papel, industria química y manufacturera, telecomunicaciones e informática.  Otros servicios son:

• Refrigeración y mejoramiento de crudos
• Facilidad de producción de crudos
• Transporte, distribución y almacenamiento de hidrocarburos
• Producción, procesamiento y compresión de gas
• Petroquímica
• Generación de potencia y sistemas de trasmisión
• Infraestructura, industrias básicas y transporte masivo
• Instalación costa afuera
• Agroindustria

   Cabe destacar que hoy en día su principal cliente es PDVSA.

1.9 VOLUMEN DE VENTAS ANUALES 

  En el periodo fiscal 2013-2014 inelectra, S.A.C.A percibe sus recursos por conceptos de servicios, lo cual obtuvo un ingreso de 285,5 millones de dólares y las ventas registradas fueron de 118,5 millones de dólares.

      En el este ejercicio económico fue un ejemplo tangible para el mercado venezolano ya que desarrollo importantes proyectos de ingeniería, procura y construcción en las aéreas de producción y procesamiento de petróleo y gas, refinación de plantas de generación eléctricas, petroquímica y agroindustriales, todos ellos de alto impacto dentro de la economía y desarrollo nacional, orientados a garantizar el optimo funcionamiento de in instalaciones de PDVSA, sus filiales, Pequiven y Corpolec.

1.10  OTROS DATOS

Misión

    Crear valor para la sociedad en general, cumpliendo con nuestros objetivos en forma eficiente y eficaz, trabajando en equipo y con clara orientación al logro. Reconocemos constantemente la excelencia entre nuestros empleados. Somos responsables con la seguridad, el ambiente y las comunidades.

Visión

     Ser la empresa líder en satisfacción de nuestros clientes suministrando solución en ingeniería y construcción que agreguen valor a accionistas colaboradores, comunidades y clientes, asegurando  la sostenibilidad y el mejor ambiente de trabajo.

Valores

   En Inelectra estamos en permanente búsqueda de la excelencia, creando relaciones perdurables basadas en la confianza y en nuestros valores corporativos.

 

CAPITULO II

UNIDAD DE ADMINISTACION

2.1 IDENTIFICAR  Y DETERMINAR  EL DEPARTAMENTO Y LA ACTIVIDAD A LA  CAUAL SE DEDICA

El departamento de viáticos

• Apoyar al usuario en todas las gestiones necesarias para el desarrollo de las asignaciones, velando especialmente porque los servicios prestados cumplan con las políticas y normas establecidas.
• Apoyar a las unidades de Gestión del Talento y a los Gerentes de Proyecto en la carga de la información, esto en cuanto a las tarifas de viaje en el sistema SAP. Cuando el proyecto en ejecución defina e informe sus propias tarifas de referencia, diferentes a las de la empresa, la unidad de viáticos y servicios especiales tendrá la responsabilidad de asegurar la correcta actualización de estas tarifas particulares en el sistema SAP usando el GAV.
• Apoya a los usuarios en la gestión de viajes proporcionándoles la información adecuada sobre los servicios y velando por el cumplimiento de las políticas y normas.
• Revisar tarifas y suscribir acuerdos respecto a la obtención de beneficios para la empresa y por ende para sus empleados.
• Recibir y procesar las solicitudes de viaje.
• Realizar el seguimiento y control de las solicitudes de viajes aprobadas.
• Verificar que las relaciones de gastos sean respaldadas correctamente con los originales de las facturas y a nombre de inelectra.
• Realizar las reservas de hoteles, gestionar el alquiler de vehículos, reservas y emisiones de boletos aéreos, a través de las agencias de viajes.
• Controlar la utilización de boletos aéreos no usados, procurando su aplicación a los mismos empleados y en el mismo proyecto.
• Gestionar antes de las líneas aéreas nacionales en internacionales la emisión de los Otros Cargos Misceláneos o MCO, siglas que en el idioma inglés significan “Micellaneos Changer Others”, para utilizar los boletos que definitivamente no podrán ser utilizados por el mismo empleado que los solicito.
• Solicitar a la Unidad de Gestión del Talento efectuar el descuento por nomina de los saldos a favor de inelectra y de las solicitudes pendientes por relacionar.
• Realizar entrega de efectivo, transferencia bancaria y depósitos por solicitudes de viajes y saldos de reintegros, cuando aplique, de gastos a favor del empleado a través del sistema SAP, en el cual se registran y contabilizan todas las operaciones antes indicadas.

2.2 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE VIATICO

En este organigrama se reflejan las actividades del departamento de viáticos y servicios especiales, los trabajadores que allí laboran según su nivel de especialización y capacidad, del cual está conformado de la siguiente manera:

 La solicitud de viajes: es la actividad que realiza el Analista de viáticos/Anticipos/Regionales, proceso que debe de realizar el empleado al momento de realizar una labor fuera de su lugar trabajo para solicitar efectivo.

Las relaciones de gastos: actividad que realiza el Analista de viáticos/Reintegro de Gastos, proceso por el cual el empleado debe de justificar sus gastos ya sea con recursos propios o por anticipos entregado por la unidad de viatico.

Proveedores de viáticos: actividad que realiza el Analista/Regional, son las organizaciones que trabajan para la organización para las gestiones de reservación de hospedaje y boletos para los empleados.

2.3 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VIATICO:

Analista de Viáticos/ Reintegro de Gastos

• Revisar las bandejas de entradas a los Reintegros de Gastos de la GAV para conformar y continuar el proceso de aprobación por parte del Gerente; de no encontrarlos conforme, los devuelven. Esta conformidad puede ser dada por los controladores y/o por los analistas.
• Hacer seguimiento a los viajes por monitoreo o correo electrónico para obtener la aprobación y proceder a imprimir la pantalla firmada para su contabilización y registro.
• Revisar las planillas de reintegro de gastos verificando los soportes que deben ser originales y efectuar la separación de los reintegros de proyecto reembolsables de los no reembolsables para dar prioridad del registro a los Reintegros de Gastos de Proyectos Reembolsables.
• Elaborar el soporte, después del registro para la facturación la cual se envía a la unidad correspondiente, actividad que se realiza semanalmente.
• Realizar el Reporte de Anticipos pendientes por relacionar al inicio de cada mes, enviando un correo a cada usuario
• Suministrar información y asesorar al personal sobre el proceso de reintegro.
• Archivar las relaciones de gastos
• Cumplir con todas las demás funciones inherentes  que sean asignadas por su supervisor inmediato
  Analista de Viáticos/ Anticipos/ Regionales

• Procesar y registrar en SAP solicitudes de viajes (SV)
• Hacer seguimiento a la agencias de viajes se la SV requiere: Servicios, boletos y hospedaje.
• Chequear Cartas Reservación de Hotel.
• Buscar firmas Cartas Reservación de Hotel.
• Enviar vía correo electrónico o fax carta Solicitud de hospedaje al hotel.
• Confirmar hospedaje e informar al empleado.
• Llevar control de las modificaciones de las solicitudes de viaje que ameriten cambios en los servicios (boletos, hotel, etc.)
• Tramitar reservación hospedaje hoteles, convenios para viajes personales de los empleados entre otros.
• Archivar solicitudes de viajes.
• Cumplir con todas las demás funciones inherentes  que sean asignadas por su supervisor inmediato
  Analista de Viáticos / Regional

• Verificar el correcto llenado de los anticipos en el sistema GAV, de acuerdo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y procedimientos de la Empresa, para su procesamiento o devolución, si es el caso.
• Conformar solicitudes de viaje
• Elaborar nóminas de anticipo y relaciones de gastos, descuentos y saldos a favor del empleado, realizando los registros correspondientes en SAP
• Recibir planillas de relaciones de gastos con la devolución total del anticipo y servicios solicitados no utilizados y registrarlas en el sistema.
• Cambiar estatus de RG y levantar mora del empleado.
• Procesar las nóminas vía internet de los bancos Provincial y Mercantil.
• Efectuar los registros y compensaciones de la caja de los anticipos de las regionales.
• Suministrar información al personal con relación al pago de los anticipos y/o reintegros, depósitos, etc.
• Realizar la reposición de Caja Chica.
• Realizar arqueo caja Chica Regional
• Elaborar Cheque reposición Caja Chica Regional
• Solicitar flujo de caja semanal.
• Elaborar Reposición de Fondos (Mercantil / Provincial) y enviar a Santa Paula semanalmente.
• Realizar conciliación de cuentas (Mercantil/Provincial).
• Registrar en SAP: Notas de Crédito, Notas de Debito, Cuentas (Mercantil / Provincial).
• Compensar SAP Acreedores empleados: Nóminas descuentos, transferencias y/o depósitos a favor de inelectra.
• Realizar visitas a nuevos hoteles para solicitar líneas de créditos.
• Realizar inspección a Hoteles Convenios Créditos con la finalidad de constatar el mantenimiento y servicio de las habitaciones.
• Conciliar y registrar en SAP, las remesas en efectivo.
• Controlar los boletos aéreos retenidos, enviando notificación al empleados antes de su vencimiento y tramitar con las agencias de viajes los créditos por devolución
• Emitir solvencia del personal que egresa de la Empresa.
• Revisión ticket electrónico y aprobación de tarifa de los boletos aéreos.
• Cargar en las solicitudes de viaje las facturas de servicio (boletos aéreos, hotel y arrendadoras).
• Emitir semanalmente reportes de anticipos pendientes por relacionar de todos los empleados y enviar notificación por correo electrónico.
• Preparar y emitir soportes para facturar los viáticos otorgados al personal asignado a proyectos
• Recibir y verificar que las facturas de proveedores estén correctas y con los soportes correspondientes, en caso contrario, devolver mediante memorándum.
• Registrar en el sistema SAP,  procesar pago mediante orden de pago y enviar facturas originales a los proyectos reembolsables.
• Procesar los No Show cuando el personal no se presente y tramitar el descuento correspondiente.
• Mantener actualizadas las tarifas de taxis y hoteles, elaborando cuadro comparativo.
• Procesar los pagos de tarjeta de crédito, realizando la conciliación de facturas contra los estados de cuenta, elaborar orden de pago y registrar en SAP.
• Informar periódicamente de los boletines nacionales e internacionales de interés para el personal.
• Cumplir con todas las demás funciones inherentes  que sean asignadas por su supervisor inmediato
  2.4 ACTIVIDADES ENCOMENDADAS

• Inducción general de las funciones de cada departamento de inelectra
• Inducción de la Unidad de Viáticos y Servicios Especiales:
• Inducción del sistema GAV
• Proceso de la solicitud de viajes  liberada y aprobada (SAP)
• Explicación elaboración de pagos de viáticos por transferencias bancarias.
• Pagos de viáticos por caja Chica.
• Uso de la base datos Access para las factura de Proveedores de Viático
• Seguimiento a Uniglobe  por los servicios de boletos aéreos y  reservación hotel
• Archivar expedientes
• Verificar que el monto de la retención del IVA en la facturas sea el correcto
•  Retención del IVA  a  los proveedores
• Retencion del impuesto mancomunado a la arrendadoras EXECUTIVES
• Abrir nuevas carpetas para los documentos del año 2015
• Revisión de facturas originales de los reintegros de gastos que sean correcta tipo SENIAT
• Sellados de las facturas de los proveedores
• Cargar las facturas de los proveedores (hoteles, boletos) a la solicitud de viaje del empleado por el sistema (SAP) .
   

CAPITULO III

DESARROLLO TEORICO DEL INFORME

 

3.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN MIS PASANTIAS EN INELECTRA EN EL DEPARATEMNETO DE VIATICOS

     PRIMERA SEMANA (Del 01-04-2015 al 05-06-2015)

     Inducción general de las funciones de cada departamento de inelectra

     Fue de gran importancia esta inducción  de todas las actividades que realizan cada unos de los departamento que componen inelectra para así conocer como laboran día a día  todos los pasos que se llevan a cabo para la realización de cada proyecto que se va a ejecutar y el día siguiente la jefa de administración me indico el departamento viáticos donde iba a laborar y mi puesto de trabajo.

     Lectura de las normas y políticas que se rige el departamento

      En este manual de las normas y políticas que debe regirse el departamento se encuentra estructurada todas las labores que desempeñas este departamento; el propósito; las responsabilidad; los alcance y las definiciones que tiene los departamentos que trabajan en conjunto con este departamento ya que pertenece a la unidad de administración y para lograr los objetivos propuestos deben regirse por este manual.

       Inducción sobre las actividades a realizar en la División de Viáticos y servicios especiales

       Dentro de la Institución; el Jefe de la División se encargo de dar una pequeña Inducción en el área y la presentación de las distintas personas que laboran en la misma, y seguidamente mi Tutora Empresarial se encargo de darme a conocer las normas y procedimientos que se deben seguir para realización de las actividades que se llevan a cabo día a día en el área de viáticos; Acto seguido bajo la Responsabilidad de la  Lcda. Morella Rangel jefa de Administración.

   

  SEGUNDA SEMANA (Del 08-06-2015 al 12-06-2015)

      Inducción del sistema de Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo (SAP)  

      En su siglas en ingles significa “Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo de Programas” es un sistema de información integrado para la gestión administrativa de las distintas áreas de la organización y es muy complejo y de gran ayuda porque facilita el proceso de transacciones y el manejo de información.

     Inducción del sistema de Gestión Automatizada de Viajes (GAV)

     GAV es una interfaz web usada para la automatización de la gestión de viajes.  Mediante este sistema, tanto el viajero como los aprobadores de los viajes; interactúan directamente con el sistema SAP, empleándolo como sistema de autogestión. Sus siglas significan “Gestión Automatizada de Viajes.

     Proceso de la solicitud de viajes liberada y aprobada por el sistema de Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo  (SAP)

     La solicitud de viajes es un proceso establecido para que el usuario solicite efectivo; pasajes de avión; alquiler de vehículos y reservación de hotel; una vez realizada debe liberarla para su aprobación correspondientes por parte de los gerentes de los proyectos; mediante del sistema de autogestión de GAV. Y la empresa cuanta con pagina web llamada INAWEB y por esta página en el logo GAV el empleado debe de realizar su solicitud de viajes.

  

  TERCERA SEMANA (Del 15-06-2015 al 19-06-2015)

      Inducción de la relación de gastos 

     Proceso mediante el cual el usuario reporta, demuestra y justifica los gastos realizados con recursos propios o con anticipos otorgados por la empresa, mediante el sistema de autogestión GAV.  Luego que el viajero haya plasmado en su solicitud de viajes los anticipos que solicitud y regrese de su viaje debe dirigirse a la taquilla de viáticos para entregar sus relación de gastos en sus facturas originales de los boletos aéreos, los taxis, alquiler de vehículos. El único anticipo que no se pide factura es el de alimentación que tiene un monto fijo.

     Pagos de viáticos por caja chica

     Este anticipo se hace cuando la solicitud de viaje no exceda de 1800 Bsf; el analista de viáticos/Regionales debe revisar la bandeja de entrada del sistema SAP a cada momento para confirmar si hay solicitud de viajes, una vez que este hecha la solicitud de viaje debe imprimirla y luego para verificar que los anticipos solicitados estén acorde con las tarifas plantadas por  los proveedores y procesarla en el sistema SAP , al terminar este paso si todo está acorde se le entrega el efectivo al viajero para sus gastos, al recibirlo debe firmar la planilla entregada por viático.

     Explicación de la elaboración de pagos de viáticos por trasferencias bancarias

    Una vez recibida la solicitud de viaje se verifica que todo los anticipos que el empleado solicita estén acorde con la tarifa de los proveedores y que el concepto tomado para cada gasto sea el indicado, cuando el monto de viaje exceda a los 1800 la unidad de viatico debe procesar la transferencia por el sistema SAP  hacia la cuenta bancaria del empleado mediante una series de pasos y luego llevarla a administración para que realice el pago correspondiente.

     CUARTA SEMANA (Del 22-06-2015 al 26-06-2015)

     Explicación breve si la persona está sujeta a retención  impuesto antes de procesar el pago por transferencia

     Cuando el analista está procesando mediante el sistema SAP para realizar el pago  mediante una opción que tiene dicho sistema debe verificar que el empleado no esté sujeto a retención de impuesto porque el mismo sistema no le permitirá procesar el pago hasta que le haga la retención si está sujeto y la unidad de administración se encarga de realizar el pago una vez ya procesa en el sistema SAP.

     Archivar expedientes

     La unidad de viáticos cuanta con especio fuera de la oficina denominado archivos viáticos allí se archivan todos los documentos transmitido  por esta unidad, se archivan de manera ordenada una vez que han sido procesadas como: todos los expedientes de las solicitudes de viajes, relaciones de gastos, las facturas de pagos de los proveedores, las conciliaciones bancarias, las carta de reservación de hospedaje, para así llevar un control de todas las actividades realizadas.

     Uso de la base de datos ACCES para las facturas de los proveedores

     En este caso la agencia de viajes Uniglobe es la encargada de la reservación de boletos y hoteles, una vez que esta agencia facture los boletos y el costo de emisión de boletos debe de enviarla a viáticos, luego de revisarla se debe carga en las base de datos para llevar un control de las mismas para luego ser cargada por SAP para su respectivo pago.

 

   QUINTA SEMANA (Del 29-06-2015 al 03-07-2015)

     Darle seguimiento a Uniglobe por los servicios de boletos aéreos y reservación de hotel

     Para solicitar los boletos y hospedaje se debe poner en contacto con la agencia de viajes Uniglobe para que lo trasmita  mediante llamadas telefónicas; correos electrónicos y viáticos debe de enviarle a través de correo electrónico la carta de reservación de hotel ya firmada para que realicen las gestiones con puntualidad.

     Sacar copias a documentos de viáticos

     Se debe sacar copias a todos los documentos que se procesan en el departamento de viáticos y archivarlos en sus respectivas carpetas para llevar un control de todos procesos establecidos.

     Abrir nuevas carpetas para los documentos del departamento de viáticos

     Se deben crear nuevas carpetas ya cuando estén llenas  para así llevar un orden en el archivo y que le facilite la búsqueda de cualquier documento que se necesite.

   

 SEXTA SEMANA (Del 06-07-2015 al 10-07-2015)

     Revisión de las facturas originales de los reintegros de gastos sean correctas tipo SENIAT

     Mediante el reglamento implantado por el Seniat las facturas tienen que tener dirección fiscal, número de control, número de factura y la dirección de imprenta. Y una vez recibidas se debe revisar que estén acorde con lo establecidos si no lo están se le informa al empleado mediante correo electrónico que corrija lo establecido.

       Verificar que el monto del IVA de las facturas de los proveedores estén correctos

     Una vez reciba las facturas de los proveedores se le debe anexar por el sistema SAP para la relación de gastos del empleado y verificar de manera manual que el IVA que le retuvieron a la inelectra sea el correcto,  cuando es por boletos él es 8%  al monto del boleto y cuando es por prestación de servicios es el 12% al monto de la comisión.

     Retención del IVA a los proveedores

     Este procedimiento se realiza  por el sistema SAP mediante un proceso, se le retiene al monto del IVA que le retuvo el proveedor a inelectra ya sea por boletos o por prestación de servicio el 75%.

     Retención del impuesto sobre la renta (ISLR) y IVA a proveedores Arrendadora de vehículos

Executives es una arrendadora de vehículo ubicada en el municipio bolívar del Edo. Anzoátegui, este municipio cobra un porcentaje el (2%) de impuesto mancomunado por prestación de servicio como alquiler de vehículo y alquiler de maquinaria.

La unidad de viatico al momento de cargarla en el sistema SAP bajo unos indicadores establecidos por los contralores del proyecto debe de retenerle al monto neto de la factura dicho porcentaje (2%) por concepto de alquiler de vehículo y se le retiene el (12% ) de IVA al monto neto de la factura.

SEPTIMA SEMANA (Del 13-07-2015 al 17-07-2015)

     Sellados de las facturas

     Estas facturas administrativas son documento emanado de la administración tributaria en ejercicio de las potestades y facultades previstas en el ordenamiento jurídico tributario, establecidos por el Seniat y una vez recibida se deben sellar con la fecha de recepción y llenar con los datos del viajero para procesar a cargarla en la base de datos.

   Colaborar con la recepción de los reintegros de gastos

     Se prestó la colaboración de recibir los reintegros de gastos de los empleados para realizar las gestiones correspondientes para su respectivo proceso.

     Explicación de saldos a favores de los empleados y de la empresa

     Un vez cancelado el anticipos y realizada la relación de gasto se debe verificar si hay saldos a favor del empleado o de la empresa, el mismo sistema arroja estos resultados si hay saldo a favor de la empresa aparece un saldo negativo en la relación de gastos y si es saldo a favor del empleado es positivo, cuando es saldo a favor de la empresa el empleado debe de cancelarlo a la empresa, se lo descuenta de su nomina  y si es saldo a favor del empleado la empresa se encarga de cancelarlo.

    

OCTAVA SEMANA (Del 20-07-2015 al 24-07-2015)

     Contabilizar la relación de gastos

     Una vez ya realizada la relación de gastos,  aprobada por el gerente del proyecto, conformada por el controlador y por la unidad de viatico se debe contabilizar por el sistema SAP logrando llevar a cabo un control de las relaciones de gastos a la hora de una auditoria.

     Eliminar por el  sistema de  Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo a (SAP) la morosidad del empleado

     Esto se hace cuando el empleado realiza una relación de gastos por la GAV y no la libera, el mismo sistema SAP le manda notificación de morosidad al empleado para que libere la relación de gastos para continuar con el siclo, una vez liberada y aprobada por el gerente se procede este paso.

     Anexar en el Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo (SAP) las facturas de los proveedores

     Se cargan las facturas ya sean de boletos o hospedajes, primero se escanea a los documentos y luego se cargan en el sistema SAP para los soportes de las relaciones de gastos de los empleados.

 

3.2 OBJETIVOS ALCANZADOS

                    

     Trabajar en inelectra, S.A.C.A fue una experiencia satisfactoria ya que pude poner en práctica mis conocimientos inculcados por el convenio IUTA-UNERMB Institución  en el campo laboral y haber compartido con personas de valiosos conocimientos en el área profesional. El ambiente de trabajo es agradable y consta de profesionales altamente calificado para realizar sus funciones.

Al llegar a esta empresa pude notar que consta un excelente ambiente de trabajo y agradable y de profesionales con  valiosos conocimientos para realizar sus funciones encomendadas.  Realizar mis prácticas profesionales en esta empresa me permitió generar experiencia en el ámbito profesional y en lo personal de cómo llevar un control de mis obligaciones laborales y mis obligaciones familiares y así cumplir exitosamente con las dos.

Las actividades encomendadas me permitieron poner en práctica algunos de mis conocimientos en el área de tributación como es la retención el IVA a proveedores, cálculo del mismo para verificar si están acorde al monto registrado en las facturas y tener un conocimiento básico del manejo del sistema SAP.

Para concluir estas prácticas profesional era para demostrar mis habilidades y destreza en mi área de tributaria, que lo realice satisfactoriamente y prestar mi apoyo en todo lo necesario para cumplir con los deberes de la empresa, así permitiendo un trabajo en equipo tanto del departamento como el estudiante exitosamente.

3.3 OTRO ASPECTO, ACTIVIDADES INEHERENTES A LA PRÁCTICA PROFESIONAL

• Estas prácticas profesionales me permitió conocer cómo manejar el sistemas SAP, todas las aplicaciones para realizar las diferentes actividades que labora cada unos de los analista del departamento de viatico para llevar el control todos los anticipos de manera más ajustadas y brindarle al cliente un excelente servicio.
• Durante estas prácticas profesionales me fue encomendada un taller de primeros auxilios que fue de gran importancia para la empresa como para mí porque desconocía todo lo referente a este tema y para la empresa porque gana a personas que ya tienen conocimientos del tema y puede prestar una ayuda si se presenta cualquier evento donde se tiene que prestar primeros auxilios.

• Se me postulo a una conferencia de resilencia, como afrontar la incertidumbre, los cambios y como salir fortalecido, fue una experiencia muy satisfactoria porque te permite llenarte de fuerza para soportar  todo tipo de cambio que se te presente en tu lugar de trabajo, salir de tu zona de confort que nada te de temor ni miedo y la empresa gana a personas luchadoras capaces de afrontar nuevos retos que le imponga la organización.
      
  CONCLUSION
  El proceso de pasantías se realizó en la empresa inelectra; S.A.C.A, específicamente en la unidad de Administración en el departamento de Viáticos; permite aplicar conocimientos obtenidos en el Convenio IUTA-UNERMB en el área de impuestos, así como también obtener nuevo aprendizaje sobre todo el proceso para realizar el pago de los viáticos correspondientes al empleado con motivo de viaje para realizar su actividad fuera del aérea de trabajo.
  Además se fomentan las relaciones humanas,  del contacto directo y de compartir de manera cotidiana con el personal de inelectra; así como también con los clientes que acuden a las oficinas de la institución a reuniones para la discusión o ejecución de nuevos proyectos.
  La fase de ejecución del periodo de pasantías ha representado un complemento indispensable para la educación del alumno, debido a que le ha permitido aumentar la experiencia laboral, conocer el contexto de la empresa y obtener una visión más amplia acerca de las actitudes que se debe tomar en una organización.
  Todas las actividades anteriormente expuestas se han cumplido satisfactoriamente, por ello se puede enfatizar que el proceso de pasantías ha sido provechoso al máximo para todos los entes involucrado, como por ejemplo la institución cuya visión se ha cumplido un vez más, el alumno que ahora pasa a ser mano de obra capacitada y de calidad, y la organización por haber obtenido los servicios y aportes del pasante.
  
  
  
  RECOMENDACIONES
  Al realizar el análisis de las pasantías nacieron las siguientes sugerencias:

• Controlar la temperatura de refrigeración del área para garantizar un ambiente de trabajo cómodo y satisfactorio para el personal  porque a temperatura baja afecta al empleado de manera desfavorable ya que no le  permite realizar sus labores con la concentración adecuada.
• La agencia de viaje deben de enviar las facturas de boletos y reservación de hotel con tiempo para que la unidad de viatico lo anexe por el sistema SAP para el soporte del empleado para su relación de gasto.
• Los empleados deben de realizar su solicitud de viajes y la relación de gastos por la página que cuenta la empresa con los conceptos y las tarifas que cuenta cada proyecto que encuentran establecidas en las mismas, permitiendo así no interrumpir en el desempeño de las labores de los analistas de esta unidad.
• Deben de contratar a la jefa del departamento un analista para que le ayude en todo lo referente al seguimiento a la agencia de viajes, permitiendo así que  pueda realizar las otras actividades que requiere de mucho tiempo y dedicación  para evitar que  tenga que quedarse más horas de su horario establecido.