TISIANNY ALCALA 18099014

CONVENIO INTERINSTITUCIONAL IUTA - UNERMB

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN
PROYECTO TRIBUTACION
COORDINACIÓN DE PASANTIAS SEDE:
PUERTO LA CRUZ

 ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL DEPARTAMENTO DE VIÁTICOS EN LA EMPRESA INELECTRA, S.A.C.A LECHERIA ESTADO ANZOATEGUI

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL

PRESENTADOR POR:

TISIANNY ALCALA

CI: 18099014

TUTOR ACADEMICO: Lcda. Yaritza Hernández

TUTOR EMPRESARIAL: Lcda. Morella Rangel

Puerto la Cruz, Junio 2015.

Dedicatoria

      Principalmente a ti mi Dios, por ser mi guía espiritual, por darme esta oportunidad de cumplir otra meta profesional y no dejarme caer antes las adversidades, dándome fuerza para salir adelante.

 A mis hijas hermosas, Lismary Cruces y Fabiana Cruces, por ser el motor para seguir adelante y nunca desmayar, buscar siempre lo mejor para ustedes. Las amo infinitamente.

 A ti esposo, por tu infinito amor  que me brindas cada día y tu apoyo incondicional, tu comprensión, paciencia, por darme la fuerza necesaria para seguir luchando contra todo los obstáculo. Te amo inmensamente.

A mis padres, Maribel Ramírez y  Ramón Ramírez, por ser un gran ejemplo, motivándome para ser cada día mejor  y confiando una vez más en mí.

 A mi abuela, Martha Merchán,  por guiarme desde el cielo cada paso y proceso de mi vida para ir por el buen camino.

 A mis hermanos, para que se sientan orgullosos de mi y sea un ejemplo a seguir.

Agradecimiento

     Te agradezco a ti mi Dios, por permitirme salir adelante con mis labores y guiarme por un camino mejor. Amén.

A la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt” (UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración Industrial (IUTA), por permitir continuar con nuestra formación académica y optar por el titulo de Licenciados en Administración Mención Tributación.

A ti esposo, Gustavo Cruces nuevamente por estar conmigo en estos diez años a mi lado en las buenas y en las malas, por acompañarme en cada unas de mi etapa profesional y por ser un excelente hombre y padre siempre estaré agradecida. Te amo con todo mi corazón.

Agradezco a mis padres,  que siempre están presentes con mis ideas y han jugado un papel muy importante en la toma de decisiones, su apoyo fue de suma importancia. Los amo.

A mis compañeros, Dayaneht Lovera, Nairobys Núñez, Jesús Frontado, por el compañerismo y la amistad que nos une, es un incentivo que nos permitió brindarnos apoyo mutuamente para nuestra formación académica.

A mi suegra, Liz  Marlín, por su gran colaboración y ayuda de cuidarme a mis princesas para que yo pueda culminar esta etapa profesional.

 A mi tutora empresarial y a los Analistas del departamento, Lic. Morella Rangel, por brindarme toda la ayuda necesaria para la realización de mis practicas profesional en esta empresa y brindarme el apoyo para la realización de este informe de pasantías, A la señora Milagros Mendoza, Vilma Vázquez  y Álvaro Arbeláez, por su infinita colaboración,  por haberme tenido tolerancia y paciencia, por las enseñanzas plasmada  para realizar mis actividades de pasantías. Mi más sincero agradecimiento.

A todos los profesores, que de una u otra forma han contribuido con mi formación académica.

Y por último a Inelectra S.A.C.A, por brindarme esta oportunidad de realizar mis prácticas profesionales en su empresa, ofreciéndome todo el apoyo profesional necesario para ampliar mis conocimientos fuera del instituto.

Introducción

     Pasantía es la práctica profesional que realiza un estudiante para poner en práctica sus conocimientos y facultades. El pasante es el aprendiz que lleva adelante esta práctica con la intención de obtener experiencia de campo, mientras que el encargado de guiarlo suele conocerse como tutor.

       Este informe de pasantías es un requisito necesario para obtener el título de Licenciada en Administración Mención Tributación del convenio Inter-Institucional, Instituto Universitario De Tecnología De Administración Industrial con la Universidad Nacional Experimental “Rafael María BARALT” , estas prácticas profesionales tienen una duración de 320 horas.

       Estas prácticas fueron desarrolladas en la empresa Inelectra, S.A.C.A, ubicada en Lechería, Edificio Atlántico, en el departamento de Viáticos y Servicios Especiales, bajo la supervisión de Milagros Mendoza Analista de Viáticos y de la Licenciada Morella Rangel Jefa del departamento de Administración.

  La asignación de actividades se baso en jornadas laborales de (8) horas diarias distribuidas en dos meses, el mes de junio hasta el mes de agosto, para cumplir con los requisitos dictado por el convenio ... 

      En este sentido, el informe esta estructurado con el siguiente esquema 

Capítulo I: Corresponde a la identificación de la empresa donde se realizó las prácticas profesionales.

Capítulo II: Se refiere al departamento donde se realizo las pasantías.

Capítulo III: Explica la manera detallada de todas las actividades  realizadas durante las pasantías.

Conclusiones
Recomendaciones
Anexos

CAPITULO I

Identificación de la empresa

1. Razón Social

 Inelectra, S.A.C.A: Se encarga de la prestación de servicios profesionales de ingeniería, construcción de obras industriales y de infraestructura y desarrollo e implementación de soluciones integrales en las áreas de telecomunicaciones, control e informática.

1. Figura Jurídica

La sociedad se denomina Inelectra, S.A.C.A. y en  este documento también será distinguida como la “Sociedad” o “Inelectra”.

1. Capital suscrito y pagado: La sociedad  cuenta con un capital suscrito y pagado de Bsf. 15,750.000.00.
2. Conformación del capital: El capital autorizado de la sociedad  es de carácter nacional de Basf 31.500.000,00.

1. Antecedentes históricos

    Inelectra. Comenzó sus operaciones en 1968, como una empresa especializada en servicios de Ingeniería, para incluir posteriormente procura, gerencia de construcción directa, así como operación y mantenimiento.

     Tiene como tradición el desempeño de sus actividades bajo un alto código, ética, excelencia en ejecución, capacitación y disciplina, que han hecho que los principios, estándares y prácticas de la compañía sean unas de las normas en todos los proyectos ejecutados alrededor del mundo.

     El negocio de la compañía está basado en el conocimiento técnico y gerencial que posee combinado con las  más avanzadas tecnología de ejecución, innovación y penetración en mercados y habilidad para responder a las necesidades individuales de los clientes.

1. Actividad por la cual se dedica

     Inelectra es una empresa de servicios de ingeniería y construcción, líder en el desarrollo de soluciones técnicas integrales que agreguen valor a nuestros clientes, colaboradores y comunidad. Reúne la mayor experiencia y capacidad para la ejecución de proyectos en las áreas de petróleo, gas y generación de potencia con sólidos recursos humanos, técnicos y financieros.

      Su flexibilidad contractual y financiera le permite adquirir compromisos con diferentes esquemas que van desde la modalidad Suma Global Llave en Mano, hasta horas-hombre reembolsables, incluyendo acuerdos tipo maestro o marco para el suministro de servicios de asistencia técnica permanente.

      Posee la capacidad de ejecución necesaria para asumir proyectos complejos y en escenarios variables, estableciendo las configuraciones de recursos y personal que mejor se adapten a cada cliente.

      Su infraestructura está integrada por la sede principal ubicada en la urbanización Santa Paula de Caracas y los Centros de Ejecución Caracas, en la urbanización La Urbina; Centro de Ejecución Occidente, en Maracaibo, estado Zulia; y Centro de Ejecución Oriente, en Puerto La Cruz, Estado Anzoátegui.

      El talento del capital humano, la disponibilidad de herramientas de ejecución de primera línea, los registros de seguridad clase mundial, su fortaleza financiera para asumir contratos suma global y su profundo sentido de responsabilidad social convierten la relación de trabajo con inelectra en una experiencia altamente productiva.

1. Estructura Organizativa

La estructura organizacional está compuesta de manera general ya que su sede principal está ubicada en caracas en Santa Paula, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con sus diferentes funciones son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos.

 En esta se reflejan:

Los flujos de autoridad, decisiones, y los niveles jerárquicos en que estas se ponen en práctica o bien para lograr la adecuada comunicación y coordinación entre los componentes de la organización, para que las funciones desarrolladas respondan al plan común que se persigue.

Todos estos con la finalidad de brindarle al personal conocimiento de la ubicación de estos departamentos y de su subordinación de la organización, permitiendo así establecer una eficacia y eficiencia en las metas fijadas en la planificación.

1. Productos o servicios ofrecidos

  Hasta el presente ha realizado cerca de 800 proyectos en las áreas de petróleo, gas y petroquímica, generación y transmisión de electricidad, transporte y ferrocarriles, industrias básicas de hierro, aluminio, minería, pulpa y papel, industria química y manufacturera, telecomunicaciones e informática.  Otros servicios son:

• Refrigeración y mejoramiento de crudos
• Facilidad de producción de crudos
• Transporte, distribución y almacenamiento de hidrocarburos
• Producción, procesamiento y compresión de gas
• Petroquímica
• Generación de potencia y sistemas de trasmisión
• Infraestructura, industrias básicas y transporte masivo
• Instalación costa afuera
• Agroindustria

    

1. Volumen de ventas anuales

     En el período fiscal 2013-2014 inelectra, S.A.C.A percibe sus recursos por conceptos de servicios, lo cual obtuvo un ingreso de 285,5 millones de dólares y las ventas registradas fueron de 118,5 millones de dólares.

      En el este ejercicio económico fue un ejemplo tangible para el mercado venezolano ya que desarrollo importantes proyectos de ingeniería, procura y construcción en las aéreas de producción y procesamiento de petróleo y gas, refinación de plantas de generación eléctricas, petroquímica y agroindustriales, todos ellos de alto impacto dentro de la economía y desarrollo nacional, orientados a garantizar el optimó funcionamiento de instalaciones de PDVSA, sus filiales, Pequiven y Corpolec.

1.10  OTROS DATOS colocar todos el titulo completo como esta en la estructura y con la numeracion que corresponde

Misión

     Crear valor para la sociedad en general, cumpliendo con nuestros objetivos en forma eficiente y eficaz, trabajando en equipo y con clara orientación al logro. Reconocemos constantemente la excelencia entre nuestros empleados. Somos responsables con la seguridad, el ambiente y las comunidades.

Visión

     Ser la empresa líder en satisfacción de nuestros clientes suministrando solución en ingeniería y construcción que agreguen valor a accionistas colaboradores, comunidades y clientes, asegurando  la sostenibilidad y el mejor ambiente de trabajo.

Valores

     En Inelectra estamos en permanente búsqueda de la excelencia, creando relaciones perdurables basadas en la confianza y en nuestros valores corporativos.

  

CAPITULO II

Unidad de Administración

2.1 Identificar y determinar el determinar el departamento y la actividad a la cual se dedica

El departamento de viáticos

• Apoyar al usuario en todas las gestiones necesarias para el desarrollo de las asignaciones, velando especialmente porque los servicios prestados cumplan con las políticas y normas establecidas.
• Apoyar a las unidades de Gestión del Talento y a los Gerentes de Proyecto en la carga de la información, esto en cuanto a las tarifas de viaje en el sistema SAP. Cuando el proyecto en ejecución defina e informe sus propias tarifas de referencia, diferentes a las de la empresa, la unidad de viáticos y servicios especiales tendrá la responsabilidad de asegurar la correcta actualización de estas tarifas particulares en el sistema SAP usando el GAV.
• Apoya a los usuarios en la gestión de viajes proporcionándoles la información adecuada sobre los servicios y velando por el cumplimiento de las políticas y normas.
• Asegurarse del correcto usos de los tipos de conceptos de gastos y tarifas correspondientes.
• Revisar tarifas y suscribir acuerdos respecto a la obtención de beneficios para la empresa y por ende para sus empleados.
• Recibir y procesar las solicitudes de viaje.
• Realizar el seguimiento y control de las solicitudes de viajes aprobadas.
• Verificar que las relaciones de gastos sean respaldadas correctamente con los originales de las facturas y a nombre de inelectra.
• Realizar las reservas de hoteles, gestionar el alquiler de vehículos, reservas y emisiones de boletos aéreos, a través de las agencias de viajes.
• Controlar la utilización de boletos aéreos no usados, procurando su aplicación a los mismos empleados y en el mismo proyecto.
• Solicitar a la Unidad de Gestión del Talento efectuar el descuento por nomina de los saldos a favor de inelectra y de las solicitudes pendientes por relacionar.
• Realizar entrega de efectivo, transferencia bancaria y depósitos por solicitudes de viajes y saldos de reintegros, cuando aplique, de gastos a favor del empleado a través del sistema SAP, en el cual se registran y contabilizan todas las operaciones antes indicadas.

2.2 Estructura del departamento de viáticos

grafico

2.3 Funciones del departamento de viáticos

Analista de Viáticos/ Reintegro de Gastos

• Revisar las bandejas de entradas a los Reintegros de Gastos de la GAV para conformar y continuar el proceso de aprobación por parte del Gerente; de no encontrarlos conforme, los devuelven. Esta conformidad puede ser dada por los controladores y/o por los analistas.
• Hacer seguimiento a los viajes por monitoreo o correo electrónico para obtener la aprobación y proceder a imprimir la pantalla firmada para su contabilización y registro.
• Revisar las planillas de reintegro de gastos verificando los soportes que deben ser originales y efectuar la separación de los reintegros de proyecto reembolsables de los no reembolsables para dar prioridad del registro a los Reintegros de Gastos de Proyectos Reembolsables.
• Elaborar el soporte, después del registro para la facturación la cual se envía a la unidad correspondiente, actividad que se realiza semanalmente.
• Realizar el Reporte de Anticipos pendientes por relacionar al inicio de cada mes, enviando un correo a cada usuario
• Suministrar información y asesorar al personal sobre el proceso de reintegro.
• Archivar las relaciones de gastos
• Cumplir con todas las demás funciones inherentes  que sean asignadas por su supervisor inmediato
  Analista de Viáticos/ Anticipos/ Regionales

• Procesar y registrar en SAP solicitudes de viajes (SV)
• Hacer seguimiento a la agencias de viajes se la SV requiere: Servicios, boletos y hospedaje.
• Chequear Cartas Reservación de Hotel.
• Buscar firmas Cartas Reservación de Hotel.
• Enviar vía correo electrónico o fax carta Solicitud de hospedaje al hotel.
• Confirmar hospedaje e informar al empleado.
• Llevar control de las modificaciones de las solicitudes de viaje que ameriten cambios en los servicios (boletos, hotel, etc.)
• Tramitar reservación hospedaje hoteles, convenios para viajes personales de los empleados entre otros.
• Archivar solicitudes de viajes.
• Cumplir con todas las demás funciones inherentes  que sean asignadas por su supervisor inmediato
  Analista de Viáticos / Regional

• Verificar el correcto llenado de los anticipos en el sistema GAV, de acuerdo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y procedimientos de la Empresa, para su procesamiento o devolución, si es el caso.
• Conformar solicitudes de viaje
• Elaborar nóminas de anticipo y relaciones de gastos, descuentos y saldos a favor del empleado, realizando los registros correspondientes en SAP
• Recibir planillas de relaciones de gastos con la devolución total del anticipo y servicios solicitados no utilizados y registrarlas en el sistema.
• Cambiar estatus de RG y levantar mora del empleado.
• Procesar las nóminas vía internet de los bancos Provincial y Mercantil.
• Efectuar los registros y compensaciones de la caja de los anticipos de las regionales.
• Suministrar información al personal con relación al pago de los anticipos y/o reintegros, depósitos, etc.
• Realizar la reposición de Caja Chica.
• Realizar arqueo caja Chica Regional
• Elaborar Cheque reposición Caja Chica Regional
• Solicitar flujo de caja semanal.
• Elaborar Reposición de Fondos (Mercantil / Provincial) y enviar a Santa Paula semanalmente.
• Realizar conciliación de cuentas (Mercantil/Provincial).
• Registrar en SAP: Notas de Crédito, Notas de Debito, Cuentas (Mercantil / Provincial).
• Compensar SAP Acreedores empleados: Nóminas descuentos, transferencias y/o depósitos a favor de inelectra.
• Realizar visitas a nuevos hoteles para solicitar líneas de créditos.
• Realizar inspección a Hoteles Convenios Créditos con la finalidad de constatar el mantenimiento y servicio de las habitaciones.
• Conciliar y registrar en SAP, las remesas en efectivo.
• Controlar los boletos aéreos retenidos, enviando notificación al empleados antes de su vencimiento y tramitar con las agencias de viajes los créditos por devolución
• Emitir solvencia del personal que egresa de la Empresa.
• Revisión ticket electrónico y aprobación de tarifa de los boletos aéreos.
• Cargar en las solicitudes de viaje las facturas de servicio (boletos aéreos, hotel y arrendadoras).
• Emitir semanalmente reportes de anticipos pendientes por relacionar de todos los empleados y enviar notificación por correo electrónico.
• Preparar y emitir soportes para facturar los viáticos otorgados al personal asignado a proyectos
• Recibir y verificar que las facturas de proveedores estén correctas y con los soportes correspondientes, en caso contrario, devolver mediante memorándum.
• Registrar en el sistema SAP,  procesar pago mediante orden de pago y enviar facturas originales a los proyectos reembolsables.
• Procesar los No Show cuando el personal no se presente y tramitar el descuento correspondiente.
• Mantener actualizadas las tarifas de taxis y hoteles, elaborando cuadro comparativo.
• Procesar los pagos de tarjeta de crédito, realizando la conciliación de facturas contra los estados de cuenta, elaborar orden de pago y registrar en SAP.
• Informar periódicamente de los boletines nacionales e internacionales de interés para el personal.
• Cumplir con todas las demás funciones inherentes  que sean asignadas por su supervisor inmediato
  2.4 Actividades encomendadas

• Inducción general de las funciones de cada departamento de inelectra
• Inducción de la Unidad de Viáticos y Servicios Especiales:
• Inducción del sistema GAV
• Proceso de la solicitud de viajes  liberada y aprobada (SAP)
• Explicación elaboración de pagos de viáticos por transferencias bancarias.
• Pagos de viáticos por caja Chica.
• Uso de la base datos Access para llevar el control de las facturas las factura de Proveedores de Viáticos y Servicios Especiales.
• Seguimiento a Uniglobe  por los servicios de boletos aéreos y  reservación hotel
• Archivar expedientes
• Verificar que el monto de la retención del IVA en la facturas sea el correcto
•  Retención del IVA  a  los proveedores
• Retención del impuesto municipal  a la arrendadoras EXECUTIVES
• Abrir nuevas carpetas para los documentos del año 2015
• Revisión de facturas originales  que cumplan con los requerimientos del Seniat  (tipo Seniat).
• Revisar las facturas de los proveedores y colocar respectivo sello de la unidad.
• Cargar de forma digitalizada por el sistema SAP las facturas de hoteles, boletos, alquiler de vehículo,  en los  viajes de los empleados.
  CAPITULO III
  Desarrollo teórico del informe
  
  
  no se puede hablar en primera persona
  3.1 Descripción de las actividades realizadas en mis pasantías profesionales en inelectra en el departamento de viáticos.
       PRIMERA SEMANA (Del 01-04-2015 al 05-06-2015)
   Inducción general de las funciones de cada departamento de inelectra
   mejorar   Fue de gran importancia esta inducción  de todas las actividades que realizan cada unos de los departamento que componen inelectra para así conocer como laboran día a día  todos los pasos que se llevan a cabo para la realización de cada proyecto que se va a ejecutar y el día siguiente la jefa de administración me indico el departamento viáticos donde iba a realizar mi práctica profesional y mi puesto de trabajo.
      Lectura de las normas y políticas que se rige el departamento
   En este manual de las normas y políticas que debe regirse el departamento se encuentra estructurada todas las labores que desempeñas este departamento; el propósito; las responsabilidad; los alcance y las definiciones que tiene los departamentos que trabajan en conjunto con este departamento ya que pertenece a la unidad de administración y para lograr los objetivos propuestos deben regirse por este manual.
        
    SEGUNDA SEMANA (Del 08-06-2015 al 12-06-2015)
   la induccion es el primer dia 
        Inducción del sistema de Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo (SAP) 
        En su siglas en ingles significa “Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo de Programas” es un sistema de información integrado para la gestión administrativa de las distintas áreas de la organización y es muy complejo y de gran ayuda porque facilita el proceso de transacciones y el manejo de información.
       Inducción del sistema de Gestión Automatizada de Viajes (GAV)
       GAV es una interfaz web usada para la automatización de la gestión de viajes.  Mediante este sistema, tanto el viajero como los aprobadores de los viajes; interactúan directamente con el sistema SAP, empleándolo como sistema de autogestión. Sus siglas significan “Gestión Automatizada de Viajes.
       Proceso de la solicitud de viajes liberada y aprobada por el sistema de Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo  (SAP)
       La solicitud de viajes es un proceso establecido para que el usuario solicite efectivo; pasajes de avión; alquiler de vehículos y reservación de hotel; una vez realizada debe liberarla para su aprobación correspondientes por parte de los gerentes de los proyectos; mediante del sistema de autogestión de GAV. Y la empresa cuanta con pagina web llamada INAWEB y por esta página en el logo GAV el empleado debe de realizar su solicitud de viajes.
    
    TERCERA SEMANA (Del 15-06-2015 al 19-06-2015)
        Inducción de la relación de gastos
       Proceso mediante el cual el usuario reporta, demuestra y justifica los gastos realizados con recursos propios o con anticipos otorgados por la empresa, mediante el sistema de autogestión GAV.  Una vez finalizado al viaje, el empleado debe realizar la relación de y enviarla a la unidad viáticos y servicios especiales con sus  facturas originales de los boletos aéreos, transporte, alquiler de vehículos, hospedajes, entre otros. El único anticipo que no se exige factura es el de alimentación se justifica con un recibo que emite el sistema GAV.
       Pagos de viáticos por caja chica
       Este anticipo se hace cuando la solicitud de viaje no exceda de 1800 Bsf; el analista de viáticos/Regionales debe revisar la bandeja de entrada del sistema SAP a cada momento para confirmar si hay solicitud de viajes, una vez que este hecha la solicitud de viaje debe imprimirla y luego debe verificar que los conceptos utilizados solicitados estén acorde con las tarifas utilizada por los proyectos ,se procede a registrar la solicitud de viaje en el sistema SAP, se da salida por caja chica en SAP  a través de la transacción y se le informa al empleado para que pase por la taquilla de viáticos a retirar el efectivo, el viajero debe de firmar la planilla acuse de recibo.
       Elaboración de pagos de viáticos por trasferencias bancarias
      Una vez recibida la solicitud de viaje se verifica que todo los anticipos que el empleado solicita estén acorde con la tarifa de los proveedores y que el concepto tomado para cada gasto sea el indicado, cuando el monto de viaje exceda a los 1800 la unidad de viáticos debe de procesar el pago por transferencia bancaria hacia la cuenta del empleado. El pago por transferencia bancaria debe tener las firmas A/B por parte de inelectra para hacerse efectivo en le cuente del empleado.
  
  
    CUARTA SEMANA (Del 22-06-2015 al 26-06-2015)
       Retención de  impuesto sobre la renta  antes de procesar el pago por transferencia
       Cuando el analista está procesando mediante el sistema SAP para realizar el pago  mediante una opción que tiene dicho sistema debe verificar que el empleado no esté sujeto a retención de impuesto porque el mismo sistema no le permitirá procesar el pago, se le da a la opción de retención mas no se le retiene esta parte le corresponde a la unidad de administración.
     Archivar expedientes
       La unidad de viáticos cuenta con un espacio denominado archivos de viáticos allí se archivan todos los documentos procesado por esta unidad, se archivan de manera ordenada una vez que han sido registrados en SAP, : todos las solicitudes de viajes, las relaciones de gastos deben ir en los expedientes de cada empleados, las facturas de pagos de los proveedores, las conciliaciones bancarias, las carta de reservación de hospedaje, para así llevar un control de todas las actividades realizadas.
       Uso de la base de datos ACCES para las facturas de los proveedores
  En este caso la agencia de viajes Uniglobe es la encargada de la reservación de boletos y hoteles, una vez que esta agencia facture los boletos y el costo de emisión, facturas de hotel, debe de enviarla a la unidad de viáticos y Servicios Especiales, luego de revisarla se debe carga en las base de datos para llevar un control de las facturas recibidas,  luego ser cargada por SAP para su respectivo pago.
     QUINTA SEMANA (Del 29-06-2015 al 03-07-2015)
       Darle seguimiento a Uniglobe por los servicios de boletos aéreos y reservación de hotel
  Seguimiento a uniglobe a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos para que nos envíen los boletos aéreos y la carta de reservación de hotel solicitado por el viajero en la solicitud de viaje, revisar carta de reservación de hospedaje, enviar carate firmada a uniglobe para que realicen las gestiones en los hoteles y luego nos confirma el hospedaje.
       Revisión de las facturas originales de los reintegros de gastos sean correctas tipo SENIAT
  Asegurar que las facturas de transporte cumplan con los requerimientos de Seniat, las mismas deben contener nombre de la línea o cooperativa, dirección fiscal, denominación palabra factura y el numero, denominación palabra control y el numero.
  Al final de la factura en la parte inferior debe contener la imprenta que elaboro el talonario, las facturas no deben tener enmiendas, ni tachaduras y deben ser facturas originales.
  En el caso que la facturas no cumplan con los requerimientos del Seniat se le debe notificar al empleado mediante correo electrónico o por el sistema GAV para que proceda al reemplaza de la factura.
     
   SEXTA SEMANA (Del 06-07-2015 al 10-07-2015)
         Verificar que el monto del IVA de las facturas de los proveedores esté correcto
       Una vez reciba las facturas de los proveedores se debe verificar que el IVA calculado  sea el correcto,  cuando es por boleto nacional es el 8%  al monto neto  del boleto, boletos internacional es el 12 %  y cuando es por prestación de servicios ( costo de emisión, factura de hotel, hospedaje, alquiler de vehículos) es el 12% al monto neto.
   Retención del IVA a los proveedores
       Este procedimiento se realiza  por el sistema SAP mediante un proceso, se le retiene al monto del IVA que le retuvo el proveedor a inelectra ya sea por boletos o por prestación de servicio el 75%.
                    Retención del impuesto municipal e IVA a proveedores Arrendadora de vehículos
  Executives es una arrendadora de vehículo ubicada en el municipio bolívar del Edo. Anzoátegui, este municipio cobra un porcentaje el (2%) de impuesto mancomunado por prestación de servicio como alquiler de vehículo y alquiler de maquinaria.
  La unidad de viatico al momento de cargarla en el sistema SAP bajo unos indicadores establecidos por los contralores del proyecto debe de retenerle al monto neto de la factura dicho porcentaje (2%) por concepto de alquiler de vehículo y se le retiene el (12% ) de IVA al monto neto de la factura.
  SEPTIMA SEMANA (Del 13-07-2015 al 17-07-2015)
       Sellados de las facturas
       Estas facturas administrativas son documento emanado de la administración tributaria en ejercicio de las potestades y facultades previstas en el ordenamiento jurídico tributario, establecidos por el Seniat y una vez recibida se deben sellar con la fecha de recepción y llenar con los datos del viajero para proceder a su revisión y cargarla en la base de datos.
  Recepción de los reintegros de gastos
  Recibir los reintegros de gastos de los empleados para realizar las gestiones correspondientes para su respectivo proceso.
     
  Explicación de saldos a favores de los empleados y de la empresa
      Un vez cancelado el anticipos y realizada la relación de gasto se debe verificar si hay saldos a favor del empleado o de la empresa, el mismo sistema arroja estos resultados en la planilla de reintegro de gasto, cuando el monto es a favor de la empresa aparece el saldo en negativo en la relación de gastos y si es saldo a favor del empleado el monto es positivo.
  Cuando es saldo a favor de la empresa y exceda a 1001 Bsf  el empleado debe de reintegrarlo  a la empresa a través de transferencia bancaria si el saldo es inferior a 1000 Bsf, se procede al descuento por nomina.
  Cuando el saldo es favor del empleado la empresa procede a cancelar este monto a través de transferencia bancarias una vez por semana.
  OCTAVA SEMANA (Del 20-07-2015 al 24-07-2015)
    
   Contabilizar la relación de gastos
       Una vez realizada la relación de gastos dado el visto bueno por los controladores, conformidad por la unidad de viáticos y por los niveles de aprobación del proyecto, se debe contabilizar por el sistema de SAP asegurándose que el gasto fue cerrado en el modulo de finanzas.
  A través del sistema SAP levantar la morosidad al empleado
  El sistema GAV tiene un plazo 5 días después de haber finalizado el viaje para que el empleado elaboré la relación de gasto, transcurrido dicho periodo el sistema GAV genera mora en caso de:

1. El viajero ha realizado la relación de gasto
2. El viajero elaboro la relación de gasto y no ha enviado los soportes originales a la unidad de viáticos.
   La unidad de viáticos es quien levanta la mora al viajero a nivel del sistema SAP, cuando recibe el reintegro de gasto original a través de la transacción PR05 (SAP) elimina la mora al empleado.

    Adjuntar soportes en el Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo (SAP) las facturas de los proveedores

     Se cargan las facturas ya sean de boletos o hospedajes, primero se escanea a los documentos y luego se cargan en el sistema SAP para los recaudos de las relaciones de gastos de los empleados.

3.2 Objetivos Alcanzados. colocar como en la estructura

              

     Trabajar en inelectra, S.A.C.A implico poner en práctica   conocimientos inculcados por el convenio IUTA-UNERMB Institución  en el campo laboral y haber compartido con personas de valiosos conocimientos en el área profesional. El ambiente de trabajo es agradable y consta de profesionales altamente calificado para realizar sus funciones.

 la experiencia en el ámbito profesional y en lo personal de cómo llevar un control administrativo de las obligaciones laborales guiado por las políticas de la empresa y apegada a su normativa se realizó de manera satisfactoria

Las actividades encomendadas  en el área de tributación se realizaron exitosa mente en materia de retención del  impuesto al valor agregado IVA a proveedores, cálculo del mismo para verificar si están acorde al monto registrado en las facturas y adicional mente se manejo eficazmente el  sistema SAP.

3.3 Otro aspecto, Actividad inherente a la práctica profesional

Retención de  impuesto sobre la renta  antes de procesar el pago por transferencia

     Cuando el analista está procesando mediante el sistema SAP para realizar el pago  mediante una opción que tiene dicho sistema debe verificar que el empleado no esté sujeto a retención de impuesto porque el mismo sistema no le permitirá procesar el pago, se le da a la opción de retención mas no se le retiene esta parte le corresponde a la unidad de administración.

 mas detallada colocandole tu aporte de como hacerlo de forma mas eficaz. es una sugerencia de mi parte tu decides 

 puedes colocar el
procedimiento
formatos
manuales 

CONCLUSION

colocar las conclusiones con vinetas y mejorar su redaccion en el sentido de colocar observaciones que sean coherentes con las recomendaciones

Durante el desarrollo de estas prácticas pude obtener nuevo aprendizaje sobre todo el proceso para realizar el pago de los viáticos correspondientes al empleado con motivo de viaje para realizar su actividad fuera del aérea de trabajo.

También experimente como se fomentan las relaciones humanas,  del contacto directo y de compartir de manera cotidiana con el personal de inelectra; así como también con los clientes que acuden a las oficinas de la institución a reuniones para la discusión o ejecución de nuevos proyectos.

Todas las actividades anteriormente expuestas se han cumplido satisfactoriamente, por ello se puede enfatizar que el proceso de pasantías ha sido provechoso al máximo para todos los entes involucrado, como por ejemplo la institución cuya visión se ha cumplido un vez más, el alumno que ahora pasa a ser mano de obra capacitada y de calidad, y la organización por haber obtenido los servicios y aportes del pasante.

RECOMENDACIONES

Al realizar el análisis de las pasantías nacieron las siguientes sugerencias:

• verificar que Las agencias de viajes cumplan con el envió de las facturas 2 veces a la semana para que la unidad de viatico anexe por el sistema SAP la copia digitalizada al viaje y el empleado relacione a tiempo su respectivo gastos evitando retrasos en el proceso.
• capacitar a los empleados para realizar su solicitud de viajes y la relación de gastos a través del sistema  GAV utilizando los conceptos y las tarifas aprobadas en el proyecto, permitiendo así no interrumpir en el desempeño de las labores de los analistas de esta unidad.
• Asignación de una Analista de Viáticos/Anticipos para que realice seguimiento a la agencia de viajes, el registro en SAP de las solicitudes del viaje generados en el CE Oriente, permitiendo así logísticamente que el analista de viáticos regional pueda realizar las actividades concernientes a sus funciones que requiere de mucho tiempo y dedicación.

No colocar es informe de passantias y las recomendaciones es de donde usted hizo las practicas profesionales

• Al IUTA que el periodo de pasantías se pueda extender por más de 8 semanas.

ANEXO