CAPITULO II
DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LAS PASANTÍAS
2.1 IDENTIFICAR
Y DETERMINAR EL ÁREA O DEPARTAMENTO Y LA ACTIVIDAD A LA QUE SE DEDICA.
La actividad de la pasantía fue
desarrollada en el departamento de Gerencia de procura de la empresa Petromonagas, S.A.
Departamento
Gerencia de Procura:
Función General: Ejecución de
trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por
PETROMONAGAS, estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo
con los procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores
condiciones de precios, calidad y oportunidad.
El departamento de procura se
encarga de los seguimientos de las compras que se realizan a los ofertantes,
dichas ofertas son enviadas a Holanda o Houston para solicitar los códigos
arancelarios, recepcionar la fecha de oferta y se analiza por el usuario y
aprobadas, se colocan al comprador para ser colocada al mejor ofertante.
Actividades
que se realizan en el departamento de Gerencia de Procura
·
Recibir números de solped
·
Códigos arancelarios
·
Recepcionar la oferta del comprador para
analizarla
·
Aprobar las ofertas
·
Realizar proceso de nacionalización
·
Recibir el memo para la transferencias
de fondos
·
Buscar las firmas en los órganos
competentes
·
Remitir toda las documentación al
seguidor de psi para el despacho de la mercancía
2.2. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE GERENCIA DE
PROCURA
2.3 FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES EN EL
DEPARTAMENTO DE PROCURA.
Analista de Compra: La
persona encargado de este puesto se encarga de atender a proveedores, armar los
expedientes, buscar las firmas para la aprobación de la compra de los
materiales, hacer seguimiento de los pedidos hasta que llegue el material a su
destino.
Analista de seguimiento: Este
departamento es el encargado de realizar las compras de bienes, obras y
servicios a PDVSA, tanto nacional como internacionalmente.
Analista de tráfico y Aduana: es el que se encarga desde la salida del país de origen
de donde provenga la carga para su despacho también se encarga de hacer todo el
papeleo y envía toda la información para que se entregue la carga.
Analista de logística y aduana: es
la persona encargada del seguimiento a la llegada al país, realiza todo el
papeleo en la documentación, también verifica que cuenten con el dinero para su
nacionalización y el mismo sea entregado a el almacén de origen
2.4.
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO
Ø Recibir y
verificar requisiciones y sus correspondientes anexos, consultando a la Unidad
Solicitante de existir dudas en cuanto a las características o especificaciones
técnicas del Bien o Servicio requerido
Ø Seleccionar
y llevar registros de proveedores.
Ø Realizar
Solicitudes de Oferta y enviarla a los Proveedores por email, fax o
correspondencia física.
Ø Recibir,
estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones.
Ø Realizar la
Evaluación de las Ofertas a través de un formato diseñado para tal fin e
imprimirlo.
Ø Verificar
con la Dirección de Planificación Estratégica la disponibilidad presupuestaria
para la realización de las compras. Imprimir el formato de Presupuesto Base.
Ø Realizar el Informe de Recomendación de los
Proveedores asignados a una Compra o Servicio.
Ø Tramitar
órdenes de compra y órdenes de servicio
Ø Atender a proveedores, transportistas y
funcionarios relacionados con las compras.
Ø Chequear y
verificar materiales y equipos adquiridos.
Ø Velar porque los bienes adquiridos se
encuentren asegurados y entregarlos a la Unidad Solicitante.
Ø Realizar cualquier reclamo a las compañías
ofertantes de existir inconvenientes con la compra realizada o el servicio
prestado.
Ø Efectuar el
seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisición de
bienes y servicios, gestionando ante la Coordinación de Tesorería el Pago a
Proveedores.
Ø Efectuar y distribuir compras menores
Ø Llevar control de archivo de los proveedores,
órdenes de compra y cotizaciones recibidas.
Ø Control de
pago a los proveedores.
2.2. breve introduccion
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