TISIANNY ALCALA

CI: 18099014

CAPITULO III

DESARROLLO TEORICO DEL INFORME

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN MIS PASANTIAS EN INELECTRA EN EL DEPARATEMNETO DE VIATICOS

 

     PRIMERA SEMANA (Del 01-04-2015 al 05-06-2015)

 

     Inducción general de las funciones de cada departamento de inelectra

     Fue de gran importancia esta inducción  de todas las actividades que realizan cada unos de los departamento que componen inelectra para así conocer como laboran día a día  todos los pasos que se llevan a cabo para la realización de cada proyecto que se va a ejecutar.

     Lectura de las normas y políticas que se rige el departamento

      En este manual de las normas y políticas que debe regirse el departamento esta las estructura de todas las labores que desempeñas este departamento; el propósito; las responsabilidad; los alcance y las definiciones que tiene los departamentos que trabajan en conjunto con este departamento ya que pertenece a la unidad de administración y para lograr los objetivos propuestos deben regirse por este manual.

       Inducción sobre las actividades a realizar en la División de Viáticos y servicios especiales

       Dentro de la Institución; el Jefe de la División se encargo de dar una pequeña Inducción en el área y la presentación de las distintas personas que laboran en la misma, y seguidamente me ubico en mi puesto de trabajo en donde mi Tutora Empresarial se encargo de darme a conocer las normas y procedimientos que se deben seguir para realización de las actividades que se llevan a cabo día a día en el área de viáticos; Acto seguido bajo la Responsabilidad de la  Lcda. Morella Rangel jefa de Administración

   

  SEGUNDA SEMANA (Del 08-06-2015 al 12-06-2015)

      Inducción del sistema SAP

      En su siglas en ingles significa “Análisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo de Programas” es un sistema de información integrado para la gestión administrativa de las distintas áreas de la organización y es muy complejo y de gran ayuda porque le facilita el desarrollo de las actividades.

     Inducción del sistema GAV

     GAV es una interfaz web usada para la automatización de la gestión de viajes.  Mediante este sistema, tanto el viajero como los aprobadores de los viajes; interactúan directamente con el sistema SAP, empleándolo como sistema de autogestión. Sus siglas significan “Gestión Automatizada de Viajes.

     Proceso de la solicitud de viajes liberada y aprobada por  (SAP)

     La solicitud de viajes es un proceso establecido para que el usuario solicite efectivo; pasajes de avión; alquiler de vehículos y reservación de hotel; una vez realizada debe liberarla para su aprobación correspondientes por parte de los gerentes de los proyectos; mediante del sistema de autogestión de GAV. Y la empresa cuanta con pagina web llamada INAWEB y por esta página en el logo GAV el empleado debe de realizar su solicitud de viajes.

     TERCERA SEMANA (Del 15-06-2015 al 19-06-2015)

      Inducción de la relación de gastos 

     Proceso mediante el cual el usuario reporta, demuestra y justifica los gastos realizados con recursos propios o con anticipos otorgados por la empresa, mediante el sistema de autogestión GAV.  Luego que el viajero haya plasmado en su solicitud de viajes los anticipos que solicitud y regrese de su viaje debe dirigirse a la taquilla de viáticos para entregar sus relación de gastos en sus facturas originales de los boletos aéreos, los taxis, alquiler de vehículos. El único anticipo que no se pide factura es el de alimentación que tiene un monto fijo.

     Pagos de viáticos por caja chica

     Este anticipo se hace cuando la solicitud de viaje no exceda de 1800 Bsf; el analista de viáticos/Regionales debe revisar la bandeja de entrada del sistema SAP a cada momento para saber si hay solicitud de viajes, una vez que este hecha la solicitud de viaje debe imprimirla y luego para verificar que los anticipos solicitados estén acorde con las tarifas plantadas por  los proveedores y procesarla en el sistema SAP y luego que todo este acorde se le entrega el efectivo al viajero y debe firmar la planilla.

     Explicación de la elaboración de pagos de viáticos por trasferencias bancarias

     Cuando el monto de viaje exceda a los 1800 la unidad de viatico debe procesar la transferencia por el sistema SAP  hacia la cuenta bancaria del empleado mediante una series de pasos y luego llevarla a administración para que procese el pago.

 

     CUARTA SEMANA (Del 22-06-2015 al 26-06-2015)

     Explicación breve si la persona está sujeta a retención  impuesto antes de procesar el pago por transferencia

     Cuando el analista está procesando el pago mediante el sistema SAP por medio de una opción que tiene dicho sistema debe verificar que el empleado no esté sujeto a retención impuesto porque el mismo sistema no le permitirá procesar el pago hasta que le haga la retención si está sujeto.

     Archivar expedientes

     La unidad de viáticos cuanta con especio fuera de la oficina para denominado archivos viáticos  allí se archivan todos los documentos de manera ordenada transmitido  por esta unidad una vez que ya han sido procesadas  como: todos los expedientes de las solicitudes de viajes, relaciones de gastos, las facturas de pagos de los proveedores, las conciliaciones bancarias, las carta de reservación de hospedaje, para así llevar un control de todas las actividades realizadas.

     Uso de la base de datos ACCES para las facturas de los proveedores

     En este caso la agencia de viajes Uniglobe es la encargada de la reservación de boletos y hoteles, una vez que esta agencia transmitida su tarifa de los boletos y hospedaje debe de enviarla a viáticos, luego de revisarla se debe carga en las base de datos para llevar un control de las mismas.

 

     QUINTA SEMANA (Del 29-06-2015 al 03-07-2015)

     Darle seguimiento a Uniglobe por los servicios de boletos aéreos y reservación de hotel

     Para solicitar los boletos y hospedaje se debe poner en contacto con la agencia de viajes Uniglobe para que lo trasmita  mediante llamadas telefónicas; correos electrónicos y viáticos debe de enviarle a través de correo electrónico la carta de reservación de hotel ya firmada para que realicen las gestiones con puntualidad.

     Sacar copias a documentos de viáticos

     Se debe sacar copias a todos los documentos que se procesan en el departamento de viáticos y archivarlos en sus respectivas carpetas para llevar un control de todos procesos establecidos.

     Abrir nuevas carpetas para los documentos del departamento de viáticos

     Se deben crear nuevas carpetas ya cuando estén llenas  para así llevar un orden en el archivo y que le facilite la búsqueda de cualquier documento que se necesite.

  

   SEXTA SEMANA (Del 06-07-2015 al 10-07-2015)

     Revisión de las facturas originales de los reintegros de gastos sean correctas tipo SENIAT

     Mediante el reglamento implantado por el Seniat las facturas tienen que tener dirección fiscal, número de control, número de factura y la dirección de imprenta. Y una vez recibidas se debe revisar que estén acorde con lo establecidos si no lo están se le informa al empleado mediante correo electrónico que corrija lo establecido.

       Verificar que el monto del IVA de las facturas de los proveedores esten correctos

     Una vez reciba las facturas de los proveedores se le debe anexar a la relación de gastos del empleado y verificar de manera que el IVA que le retuvieron a la empresa sea el correcto,  cuando es por boletos él es 8% a la tarifa y cuando es por servicios es el 12% a la tarifa.

     Retención del IVA a los proveedores

     Este procedimiento se realiza mediante en el sistemas SAP mediante un proceso, se le retiene al monto del IVA retenido por el proveedor a la empresa ya sea por boletos o por servicios un  75%.

    

SEPTIMA SEMANA (Del 13-07-2015 al 17-07-2015)

     Sellados de las facturas

     Estas facturas administrativas son documento emanado de la administración tributaria en ejercicio de las potestades y facultades previstas en el ordenamiento jurídico tributario, establecidos por el Seniat y una vez recibida se deben sellar y llenar con los datos del viajero para procesar a cargarla en la base de datos.

     Colaborar con la recepción de los reintegros de gastos

     Se prestó la colaboración de recibir los reintegros de gastos de los empleados para realizar las gestiones correspondientes para su respectivo proceso.

     Explicación de saldos a favores de los empleados y de la empresa

     Una cancelado en anticipos y realizada la relación de gasto se debe verificar si hay saldos a favor del empleado o de la empresa, el mismo sistema arroja estos resultados si hay saldo a favor de la empresa aparece un saldo negativo en la relación de gastos y si es saldo a favor del empleado es positivo, cuando es saldo a favor de la empresa el empleado debe pagarlo se lo descuenta de su nomina  y si es saldo a favor del empleado la empresa se encarga de cancelarlo.

   

  OCTAVA SEMANA (Del 20-07-2015 al 24-07-2015)

     Contabilizar la relación de gastos

     Una vez ya realizada la relación de gastos,  aprobada por el gerente del proyecto, conformada por el controlador y por la unidad de viatico se debe contabilizar por el sistema SAP logrando con el fin de llevar a cabo un control interno de las relaciones de gastos.

     Eliminar por SAP la morosidad del empleado

     Esto se hace cuando el empleado realiza una relación de gastos por la GAV y no la libera, el mismo sistema SAP le manda notificación al empleado para que libere la relación de gastos una vez liberada y aprobada por el gerente se procede este paso.

     Cargar en SAP las facturas de los proveedores

     Se cargan las facturas ya sean de boletos o hospedajes, primero se escanea a los documentos y luego se cargan en el sistema SAP para los soportes de las relaciones de gastos de los empleados.

 

 

3.2 OBJETIVOS ALCANZADOS

     Trabajar en inelectra, S.A.C.A fue una experiencia satisfactoria ya que pude poner en práctica mis conocimientos inculcados por el convenio IUTA-UNERMB Institución  en el campo laboral y haber compartido con personas de valiosos conocimientos en el área profesional. El ambiente de trabajo es agradable y consta de profesionales altamente calificado para realizar sus funciones.

Al llegar a esta empresa pude notar que consta un excelente ambiente de trabajo y agradable y de profesionales altamente calificado para realizar sus funciones encomendadas.  Realizar mis prácticas profesionales empresa me permitió generar experiencia en el ámbito profesional y en lo personal de cómo llevar un control de mis obligaciones laborales y mis obligaciones familiares y así cumplir exitosamente con las dos.

Las actividades encomendadas me permitieron poner en práctica algunos de mis conocimientos en el área de tributación como es la retención el IVA a proveedores, cálculo del mismo para verificar si están acorde al monto registrado en las facturas y tener un conocimiento básico del manejo del sistema SAP.

Para concluir estas prácticas profesional era para demostrar mis habilidades y destreza en mi área de tributaria, que lo realice satisfactoriamente y prestar mi apoyo en todo lo necesario para cumplir con los deberes de la empresa, así permitiendo un trabajo en equipo tanto del departamento como el estudiante exitosamente.

 

3.3 OTRO APORTE

Durante estas prácticas profesionales me fue encomendada un taller de primeros auxilios que fue de gran importancia para la empresa como para mí porque desconocía todo lo referente a este tema y para la empresa porque gana a personas que ya tienen conocimientos del tema y puede prestar una ayuda si se presenta cualquier evento donde se tiene que prestar primeros auxilios.

Y un taller de trabajo en equipo fue muy satisfactorio me permitió a través de dinámicas realizadas desenvolverme mas en mi área de trabajo conjunto con el personal que hay labora para lograr realizar todas las actividades de manera exitosa.

 

 

RECOMENDACIONES

Al realizar el análisis de las pasantías nacieron las siguientes sugerencias:

• Bajar la temperatura de la refrigeración de la empresa ya que esto afecta a los empleados de manera física que no les permite realizar sus labores con la concentración adecuada.
• La agencia de viaje debe de realizar las gestiones de boletos y de hospedaje con tiempo para que la unidad de viático pueda procesar los pagos de los anticipos.
• Los empleados deben de realizar sus solicitud de viajes y la relación de gastos por la GAV por eso la empresa le facilito esa opción en la página web para hacer mas rápido y preciso el proceso y dándole al departamento menos carga.
• Deben de contratar al jefe del departamento un asistente para que le ayude en sus actividades logrando así que bajar un poco la carga y no afecte en su salud ya que por la presión le causa mucho stress.