CAROLINA MAZARELLY C.I: 19183491

República Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria

CONVENIO INTER – INSTITUCIONAL

Instituto Universitario De Tecnología De Administración Industrial

Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”

Vicerrectorado Académico

PASANTIAS TRAKI ORIENTE PLUS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÒN

Prof. 

 Lcda.  Yaritza  Hernández                                    

                                                                                                                                       TSU:                  

TSU. Mazarelly Carolina V- 19.183.491

Sección: AT602N

Carrera: Licenciatura en Administración.  Mención: Tributación

Puerto la Cruz, Junio 2015.

DEDICATORIA

A ti mi Dios que me distes la oportunidad de vivir y de regalarme una familia tan maravillosa tu que has sido creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado.

Con mucho cariño y amor principalmente a mis padres; Livia de Mazarelly y Frank Mazarelly que me dieron la vida y han estado conmigo en todo momento. Gracias por todo papa y mama por darme una carrera para mi futuro y por creer en mí, aunque hemos pasados momentos difíciles  siempre han estado apoyándome y brindándome todo su amor, por todo esto les agradezco de todo corazón que estén conmigo a mi lado.

A ti, insuperable, preciosa, bella y amorosa mamá por darme tu cariño, paciencia, apoyo, consejos y por sobretodo, valor para seguir adelante, con tu simpleza me has ayudado a encontrar la luz cuando todo es oscuridad Que nunca me vayas a faltar! este logro es tuyo también te quiero mucho!! (Mami).

Los quiero con todo mi corazón este trabajo es para ustedes, aquí esta lo que ustedes me brindaron, yo solamente les estoy devolviendo lo que ustedes me dieron desde el principio.

A mis hermanos Frank José y Daniel gracias por estar conmigo y apoyarme siempre, los quiero mucho.

AGRADECIMIENTOS

En este presente trabajo agradezco a la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt” (UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración Industrial (IUTA), por abrirnos sus puertas y permitirnos continuar con nuestros estudios profesionales de superación intelectual.

Agradezco a Dios por darme las fuerzas necesarias en los momentos en que más las necesité y bendecirme con la posibilidad de caminar a su lado durante toda mi vida por llenarla de dicha y bendiciones.

A mis padres por darme la estabilidad emocional, económica, sentimental; para poder llegar hasta este logro, que definitivamente no hubiese podido ser realidad sin ustedes. GRACIAS por darme la posibilidad de que de mi boca salga esa palabra…FAMILIA. Madre, serás siempre mi inspiración para alcanzar mis metas, por enseñarme que todo se aprende y que todo esfuerzo es al final recompensa. Tu esfuerzo, se convirtió en tu triunfo y el mío, TE AMO.

A todos mis compañeros pasados y presentes; pasados por ayudarme a crecer y madurar como persona y presentes por estar siempre conmigo apoyándome en todo las circunstancias posibles, también son parte de esta alegría, LOS RECUERDO.

INTRODUCCION

La administración de una empresa es un proceso que trata de desempeñar y de mantener un entorno en el que un grupo de individuos realizan actividades planificadas, dirigidas y controladas con la finalidad de cumplir con los objetivos propuestos.

Este informe  final es un requisito esencial para optar por el título de Licenciatura en Administración Tributaria y evidenciar la aplicación de conocimientos adquiridos dentro de las instalación de TRAKI ORIENTE PLUS C.A,  específicamente en el departamento de administración que se encarga de registrar y pagar facturas, archivar, revisar los reportes del gastos, consolidados de venta entre otros, estás actividades  en conjunto se emplean para la elaboración de un plan de trabajo  bajo la revisión del tutor empresarial quien tiene a su cargo la administración de dicho departamento, con el fin de realizar un estudio que sirva de base al momento de la  revisión de los procesos estudiados en el departamento de tal manera que se puedan detectar posibles irregularidades.

Al realizar las actividades en  el periodo ocho (8) horas diarias distribuidas en fechas de 04 de junio  hasta el 24 de julio del 2015 siendo un total de 320 horas, para cumplir con las especificaciones mencionadas por el convenio, dentro de las cuales obtendré conocimiento acerca de los procedimientos  administrativo que se llevan a cabo, bajo la supervisión directa y en su rol de tutor empresarial  la Lcda. Sánchez Yuriby.

El informe está estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I: Corresponde a identificación de la empresa donde se realizó las prácticas profesionales.

Capítulo II: Se refiere al departamento donde se realizó la pasantía.

Capítulo III: Explica de manera detallada todas las actividades realizadas durante las pasantías.

CAPITULO I

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

1.1  Razón Social: TRAKI ORIENTE PLUS,C.A RIF: J-401664288, se encarga de la importación y exportación, compra, venta, distribución y representación (al mayor y al detal) de todo tipo de prendas de vestir para damas , caballeros ,niños y toda otra actividad afines de licito comercio.

1.2  Figura Jurídica: Compañía Anónima

1.3  Capital Suscrito y Pagado: Capital con que gira la compañía es de CIEN MIL BOLIVARES (Bs. 100.000,00).

1.4  Conformación de Capital: Carácter Nacional

1.5  Antecedentes Históricos:

TRAKI ORIENTE PLUS, C.A, es una tienda constituida el 11 de mayo del año 2012 ubicada en la avenida 5 de julio cruce con calle Carabobo, inicia su actividad el 24 de Diciembre del año 2014,  tiene por objeto la importación y exportación, compra, venta, distribución y representación al mayor y al detal de todo tipo de prendas de vestir para damas, caballeros, niños.

La compañía será dirigida y administrada por los siguientes directivos designados por la asamblea de accionistas de la compañía quienes duraran diez (10) años en sus funciones, un presidente quien lo representara judicial y extrajudicialmente que es el sr. Antonio Chambra Brouri, y un vicepresidente de operaciones al accionista Oscar Antonio Patiño Torres.

1.6  Actividad por la cual se dedica

Comercialización de prendas de vestir para damas, caballeros, y niños, artículos de lencería, artículos navideños, mueblería camping artefactos eléctricos artículos de cocina, líneas blancas en general, nacionales y/o importados.

1.7  Estructura organizativa (organigrama)

La estructura organizativa de Traki Oriente Plus C.A  es de tipo lineal y de asesoría, donde las líneas de autoridad y responsabilidad se encuentran bien definidas; A continuación una breve descripción de cada una de las unidades.

1.1  Productos o Servicios ofrecidos:

Venta, distribución y representación (al mayor y al detal) de todo y tipo de prendas de vestir para damas, caballeros y niños. La importación y exportación, compra - venta y representación (al mayor y al detal) de productos de cuero y semi cuero, carteras, bolsos, correas, cinturones, productos elaborados y de fantasías.

1.2  Volumen Anual de ventas:

Traki Oriente Plus,  se encuentra divido en dos sucursales principales:

Traki Oriente Plus (Sucursal Puerto La Cruz)

Traki Oriente Plus (sucursal Cumana)

El Ingreso que percibe esta empresa es calculado de manera Trimestral:

Enero…………………    Bsf. 10.722.209,71

Febrero……………….   Bsf.   9.235.594,06

Marzo…………………    Bsf.  10.756.373,44

1.3  Otros Datos:

MISIÓN

Somos una empresa dedica a la  comercialización de ropa y artículos del hogar, con los mejores estándares de calidad y nuevas tendencias para así lograr conquistar el marketing. Contando  con un grupo humano competente enfocado a alcanzar los objetivos de la Empresa y a la  satisfacción de nuestros clientes.

VISIÓN

Nuestra visión es seguir siendo reconocidos como una empresa definida en el mercado, y llegar a ser la empresa líder en la venta y distribución de ropa e artículos del hogar  importados  a nivel nacional e internacional, logrando un desarrollo económico y crecimiento, con la excelencia del servicio que nos ha  caracterizado.

VALORES

Traki Oriente Plus C.A es una empresa que se esfuerza día a día, para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes de alta calidad y confiable, esto a través del tiempo que lleva la empresa laborando ha formado los valores que a continuación se presentan:

Innovación: Aplicamos la recursividad al cumplimiento de nuestros objetivos, buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas.

Lealtad: estamos comprometidos con nuestros clientes, colaboradores, inversionistas.

Honestidad: somos íntegros, coherentes y justos entre lo que pensamos, hacemos, decimos y sentimos, enmarcados en las leyes de nuestra sociedad.

Responsabilidad: cumplimos nuestras obligaciones con excelencia desde el principio y hacemos uso correcto de los recursos.

Humildad: somos respetuosos, amables, cordiales y colaboradores.

Constancia: somos firmes, perseverantes y recursivos en nuestras acciones.

Respeto: Actuamos bajo principios éticos y normas empresariales, que permiten la exigencia de las responsabilidades mutuas, como bases de la convivencia en sociedad.

Trabajo en equipo: Aprovechamos las cualidades individuales y unimos destrezas para producir mejores resultados.

Justicia: entendiendo la justicia como la voluntad permanente de dar, reconocer y respetar a cada quien lo que le corresponda. Tomando en cuenta la igual dignidad del valor de la vida de cada persona, su diversidad de aportes, y su unicidad, para crear condiciones de justicia para todos, al interior de la organización.

Alegría: la alegría es la energía positiva que está presente en todo lo que hace, con las personas con quienes interactúa, y celebra sus logros. Es el gozo constante y contagioso del bien.

OBJETIVOS

La empresa Traki Oriente Plus C.A tiene como finalidad  ampliar la rentabilidad  de la organización, además de comercializar productos tales como ropa, artículos para el hogar, lencería  y cosméticos  que logren satisfacer a todas las edades, también se pretende dar más fuentes de empleo ya que la empresa  desea posicionarse como líder en el mercado internacional debido a que se encuentra en una posición estable  y con mayor productividad que la competencia de allí  se desprenden los siguientes objetivos :

ü Capacitar y evaluar a nuestro equipo de trabajo para que sea más eficiente en el

ü Distribuir y ofrecer artículos de gran calidad al más bajo costo.

ü Crear un equipo de nuestro grupo empresarial encargado del control y calidad para que nuestros productos sean de mayor comercialización en todas las partes cardinales del mundo.

CAPITULO II

DEPARTAMENTO DONDE REALIZO LAS PASANTIAS

2.1 Identificar y determinar el o las áreas, departamentos o secciones y la actividad a la que se dedica:

El departamento de administración se encarga de planifica, organizar  y de controlar  la documentación, archivo, registro y contabilidad de operaciones, declaración , pago de impuestos, elaboración de informes, propuestas de objetivos , relaciones con organismos y entidades para el mejor funcionamiento de la  organización y así   llevar a cabo los siguientes objetivos:

·         Presentar la información contable, los estados financieros y la respectiva documentación de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio del control y auditoria interna o externa.

·         El registro sistemático de  todas las transacciones en el sistema SAP corporativo  (sistemas, aplicaciones y productos para procesamiento de datos).

·         Producir información necesaria para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera.

·         Archivar  los reportes  financieros, para llevar un control de los gastos económicos hechos en cada mes.

2.2 Estructura de las áreas, departamentos o secciones

2.3 funciones:

Nivel Académico del Cargo

ü  Licenciada en contaduría.

Competencias Sociales

ü  Capacidad para tomar decisiones

ü  Capacidad de comunicarse en forma efectiva

ü  Respeto por los demás

ü  Control y Seguimiento.

ü  Capacidad de comprensión

ü  Responsabilidad

Habilidades

ü  Experiencia de  dos  años con manejos de fondos  y atención al público, realizando notas de pedidos a proveedores y facturación.

ü  optimo manejo de computadoras, como idiomas mi nivel de  ingles es de nivel superior tanto hablado como escrito.

ü  manejo de documentación y servicio al cliente en las áreas administrativas. 

ü  Planificar, coordinar y ejecutar las tareas concernientes al área administrativa y sistemas, Auditoria de sistemas. 

Técnicas Específicas

ü  Aptitud y conocimiento hacia el trabajo.

ü  Habilidad para trabajar con otros.

ü Calidad del trabajo.

Experiencia

Seis años de experiencia en su ámbito profesional.

Equipos y/o Herramientas Utilizadas

ü  Lomos Anchos.

ü  Calculadoras.

ü  Computadoras.

ü  Sumadoras.

Asistente administrativo

Descripción Funcional

ü  Revisar y verificar  los reportes de  gastos ocasionados por la empresa

ü  Archivar reportes y consolidados de venta de cada mes para sí llevar un control de las pérdidas y ganancias de la organización.

ü  Registrar en el sistema SAP CORPORATIVO las pérdidas o ganancias de la organización.

Nivel Académico del cargo

Técnico Superior Universitario en contaduría.

Competencias Sociales

ü  Planificación.

ü  Organización.

ü  Control.

ü  Cantidad de trabajo.

ü  Capacidad de comprensión.

Experiencia

Un año de experiencia en su ámbito técnico.

Condiciones de Trabajo

ü  Ambiente bien iluminado

ü  Bajo nivel de ruido.

Equipos y/o Herramientas Utilizadas

ü  Computadoras.

ü  Calculadoras.

2.4) Especificación de las actividades que fueron encomendadas dentro de la empresa, conjuntamente con el tutor empresarial

Semana 1 (04/06/2015 hasta 12/06/2015)

Conocer el departamento de administración donde se va a realizar el proceso de pasantía y capacitar sobre las actividades.

El primer día al iniciar las pasantías, se hizo el proceso de inducción para conocer las instalaciones de la empresa específicamente la oficina de administración para que el pasante conozca todas la funciones y actividades que allí se realizan acatando sus normas y procedimientos a cumplir en las distintas actividades que se le asignaran.

La inducción la  realizo  el subgerente de la organización el cual suministro guías sobre el registro y pago de facturas en el sistema SAP corporativos, y sobre el impuesto sobre la renta, IVA y retenciones para así  facilitar el aprendizaje del pasante.

Semana 2 (15/06/2013 hasta 19/06/2013)

Revisar e ingresar puntos contables al sistema SAP CORPORATIVO.

La segunda semana la tarea asignada fue la revisión e ingreso de puntos  contables con las distintas cuentas: cuenta corriente, cuenta de ahorro y cuenta de crédito y dependiendo del banco es registra en el sistema SAP Corporativo para llevar el control económico de dichos puntos  para así obtener si hubo rentabilidad o pérdida en el proceso contable. Ya que esto ayuda a cuadrar los arqueos de caja los cuales deben ser revisados por los gerentes y sub gerentes.

Cuando todos los puntos están revisados e ingresados al sistema de manera correcta  se imprimen para ser archivados por mes en carpetas de distintos colores (cada color representa un mes) para así llevar un mejor registro de los puntos contables.

Semana 3 (22/06/2015  hasta 26/06/2015)

Archivar documentos de la oficina  administrativa

La organización asigna la siguiente tarea que es de archivar los documentos importantes como los vales, comprobantes de pago, giros entre otros  los cuales se deben regir por los siguientes procedimientos:

ü  Inspeccionar al iniciar  el proceso de archivar  es indispensable revisar todos los documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos pendientes de trámite, lo que acarrea dificultades serias a la entidad.

ü  Clasificar Después de realizar una cuidadosa inspección de los documentos, se identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el documento.

ü  Ordenar Una vez clasificados los documentos se separan  por grupos, de acuerdo con las agrupaciones documentales. Luego se ordenan  dentro de cada grupo, según el sistema de ordenamiento definido para cada serie e documental.

ü  Distribuir Finalmente, se ubican los documentos en la unidad de conservación correspondiente, respetando el principio de Orden Original.

Semana 4 (29/06/2013  hasta 03/07/2013)

Registro comprobantes de pago y sacar copias de documentos

La empresa asigna como actividad registrar comprobantes de pagos el cual se ejecuta cuando se efectúa pagos de al algún servicio público era necesario crear dicho comprobante , una vez que llega a la empresa una factura de dichos servicios para que pudieran ser cargadas al sistema SAP CORPORATIVO  de la compañía debía ser elaborado un comprobante de pago el cual contenía el monto de la factura, una breve descripción del gasto, una fotocopia de la factura o cedula del responsable ,  cuenta respectiva al gasto ocasionado  y  autorizado por el  gerente general o subgerente, todo este proceso era permitido por la organización.

Adicionalmente realice actividades de apoyo como es la reproducción de documentos solicitados por las distintas oficinas tales como: gerencia de zona II y la oficina de recursos humanos.

Semana 5 - 6(06/07/2015  hasta 17/07/2015)

Crear y organizar carpetas de gastos, consolidados de venta y resumen de ventas que es arrojado por el sistema.

Para crear las carpeta de gastos, consolidados de venta  y resumes de venta se deberá guardar todas las evidencias sobre esos gastos como por ejemplo gastos de comida, gastos aseo, gastos de materiales entre otros. Las evidencias son facturas, comprobantes, recibos, notas las cuales deben archivadas en carpetas por fecha, una vez  que estén armadas o creadas las carpetas deben ser firmadas y selladas por el gerente y ser enviadas a distribuidora para que las verifique. Los consolidados y resumen de venta son arrojados por el sistema SAP Corporativo ya que ellos representan las ventas del día a día en la organización.

Semana 7 -8 (20/07/2015  hasta 24/07/2013)

Registrar y pagar facturas en el sistema SAP CORPORATIVO

Las tareas asignadas de las últimas semanas fue registrar y pagar facturas de los proveedores de la organización. La factura por ser un documento de suma importancia debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Dichos recibos no pueden tener tachaduras, ni enmendaduras porque pueden generar un problema de pago por lo que retrasaría la entrega de mercancía o servicio solicitado por lo tanto las facturas deben ser revisadas con la mayor claridad posible y inspeccionar los aspectos fiscales de la misma ya que esta empresa es agente de retención.

Las facturas deben contener primeramente todos los documentos solicitados por los proveedores con relación al pedido realizado o área de contratación de la empresa.

Para registrar la factura en el sistema SAP CORPORATIVO se deben agregar datos precisos entre estos datos los más importantes son:

ü  El número de acreedor, el cual identifica al proveedor.

ü  Fecha de la factura

ü  El importe monetario.

ü  Aspectos fiscales IVA, ISLR

ü  Cuenta respectiva al servicio solicitado.

CONCLUSIONES

El periodo de pasantía ha representado un complemento indispensable para la educación del pasante, debido a que le ha permitido aumentar la experiencia laboral, poner en prácticas los conocimientos teóricos expuestos por la institución, conocer el contexto de la empresa y obtener una visión más amplia acerca de las actitudes que se debe tomar en una organización.

Todas las actividades antes expuestas se han cumplido satisfactoriamente y El desarrollo de las pasantías tuvo lugar en las instalaciones de TAKI ORIENTE PLUS C.A, por ello se puede destacar que el proceso de pasantía ha sido provechoso al máximo para todos los entes involucrados, como por ejemplo la institución cuya visión se ha cumplido una vez más, el pasante que ahora pasa a ser mano de obra capacitada y de calidad, y la organización por haber obtenido los servicios y aportes del pasante.

Por lo tanto se considera que los objetivos planteados se cumplen gracias a la colaboración brindada por el Tutor Empresarial, Académico y personal que labora, por sus consejos en el trabajo, ayudando a afianzar la formación en el área de administración durante el periodo de pasantías.

RECOMENDACIONES

Las recomendaciones más notables  que se le pueden dar a la organización TRAKI ORIENTE PLUS C.A, de acuerdo con las actividades realizadas son la siguiente:

ü  Es de suma importancia que todos los procesos en el departamento de administración se encuentren al día, su atraso podría traer inconvenientes a la empresa, es por ello que se le recomienda que se realice una constante revisión a las funciones ejecutadas por cada uno de los empleados para llevar un control de las actividades  desempeñadas por estos.

ü  El manejo de un manual y procedimientos por ejemplo que sirva de herramienta para que las actividades ejecutadas estén claramente definidas de igual manera que las responsabilidades y funciones de los empleados estén delimitados. Donde el objetivo primordial sea la descripción clara de todas las actividades de la empresa, que ayuden a la utilización adecuada de los recursos y espacios de la organización.

ü  Seguir ofreciendo oportunidades de capacitación de mano de obra a los bachilleres por medio del proceso de pasantía.