JOSMELYS DEL VALLE ROJAS HERNANDEZ , C.I: 21.080.709 CAPITULOS I,II Y III

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

CONVENIO INTER – INSTITUCIONAL

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE

  ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARIA BARALT”    

VICERRECTORADO ACADEMICO

INFORME DE PASANTIAS

AUTOR: JOSMELYS DEL VALLE ROJAS HERNÁNDEZ

C.I: 21.080.709

Sede Libertad IUTA sección AT602N

Parroquia Puerto La Cruz - Municipio Juan Antonio Sotillo

Estado Anzoátegui

Junio de 2015

DEDICATORIA

A Dios todopoderoso, Por brindarme la oportunidad y la dicha de la vida, brindándome los medios necesarios para continuar mis estudios profesionales, siendo un apoyo incondicional para lograrlo ya que sin él no hubiera podido.

A mis  padres, por darme  la oportunidad de venir a este mundo, por ser un pilar fundamental en mi vida personal como profesional, dándome  la fuerza emocional para no desistir a pesar de las adversidades y quienes con su fortaleza y con sus caracteres me enseñaron el camino a seguir.

A mi Hermano, Te dedico este logro para alentarte a que sigas siendo muy buen estudiante como hasta ahora, y que sepas que todas las metas que te traces en la vida con constancia y disciplina serán logradas.

JOSMELYS ROJAS

AGRADECIMIENTOS

En este presente trabajo agradezco a la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt” (UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración Industrial (IUTA), por abrirnos sus puertas y permitirnos continuar con nuestros estudios profesionales de superación intelectual.

A Dios, Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado la sabiduría y el entendimiento necesario para que fuera posible alcanzar este triunfo.

A mi madre Yusmelis. Por haberme apoyado en todo momento, por su cariño, su apoyo, su dedicación, sus consejos, que me han permitido ser una persona de bien, Por tanto esfuerzo e infinito amor de madre.

A mi padre José. Por los ejemplos de perseverancia y constancia que me ha infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante y por su amor.

A mis familiares. Que de una u otra manera estuvieron pendientes de mí, brindándome apoyo incondicional.

A mis amigos. Que nos apoyamos mutuamente en nuestra formación profesional y que hasta ahora, seguimos siendo amigos.

A la Empresa Quintero Sea Services, C.A. por haberme permitido llevar a cabo mis pasantías el Departamento de Administración, ventas-cobranzas.

JOSMELYS ROJAS

 “A veces nos quejamos de las pruebas y las dificultadores que nos pone la vida pero en verdad tendríamos que estar agradecidos y ver las cosas positivas de la vida, agradecer por tener una vida por respirar el día a día, por tener una familia, por estar rodeados de personas que nos quieren y nos aman”

INTRODUCCION

Este informe de pasantías es un requisito necesario para obtener el título de      Licenciado en Administración,  Mención  Tributación, del convenio Inter – Institucional, Instituto Universitario De Tecnología De Administración Industrial con la Universidad Nacional Experimental “Rafael Maria BARALT” , estas prácticas profesionales tienen una duración de  320  horas.

Las cuales fueron desarrolladas en la empresa QUINTERO SEA SERVICES, C.A, RIF.: J-29788748-2    , ubicada en Barcelona Palotal Calle los rosales casa #23.

En ella realice mis prácticas profesionales de ocho (8) horas diarias distribuidas en fechas de 25 de mayo  hasta el 17 de julio del 2015, para cumplir con las especificaciones mencionadas por el convenio, dentro de las cuales obtuve conocimiento acerca del proceso administrativo que se lleva en el área de administración, ventas-cobranzas, de la empresa, bajo la supervisión directa del Sr. Edgardo Cedeño, contando también como tutor empresarial la Lcdo. José Quintero en carácter de Administrador, Dicha área mencionada es la encargada de controlar y ordenar toda la documentación relacionada con el proceso de facturación y cobranzas de la empresa.

El ejercicio de la pasantía comenzó con el conocer las instalaciones, su estructura jerárquica y compañeros de trabajo el hacer se podrá evidenciar ordenadamente según la estructura siguiente:

Capítulo I: Corresponde a identificación de la empresa donde se realizó las prácticas profesionales.

Capítulo II: Se refiere al departamento donde se realizó la pasantía.

Capítulo III: Explica de manera detallada todas las actividades realizadas durante las pasantías

CAPITULO I

1.1. RAZÓN SOCIAL:

Quintero Sea Services, C.A.

Es una empresa que se especializa en servicios de gestión y atención a las necesidades de buques de cualquier tipo, bandera, nacionalidad y eslora. Brindándole la opción de suministrarles provisiones, bien sea de comida o algún tipo de producto que necesite y a su vez realizando Inspecciones Sub-acuáticas.

1.2. FIGURA JURÍDICA:

Se denomina como Compañía Anónima.

1.3. CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO:

Cuenta con un capital suscrito de Bsf. 200.000,00.

1.4. CONFORMACIÓN DEL CAPITAL:

Es de carácter Nacional.

1.5. ANTECEDENTES HISTÓRICOS:

QUINTERO SEA SERVICES, C.A. es una empresa familiar ubicada en la Urbanización Urdaneta sector  Palotal calle los Rosales N. 23, esta empresa nace como un sueño de su fundadora la Sra. Elsa Cedeño,  el cual luego de muchos sacrificios, constancia y perseverancia lo logra ver materializado en el año 2009 cuando es fundada. Esta organización se especializa en la gestión y servicios a través de nuestros colaboradores que hacen que su estadía en el puerto sea atendida y servida con la mayor prontitud y satisfacción.

1.6. ACTIVIDAD A LA CUAL SE DEDICA:

Es una empresa dedicada principalmente a prestar servicios de inspecciones subacuáticos exigidos por el gobierno, suministro de servicios especiales a los buques de cualquier tipo de nacionalidad y a su personal, tales como: el suministrar comidas, provisiones en cualquier volumen o especie, mercancía, víveres, servicios de telefonía fija y móvil, equipos de oficina, equipos electrónicos, internet, dentro y fuera del buque, realizar trabajos de tipo turísticos como lo es el traslado y guías de tripulantes dentro de las instalaciones portuarias y fuera de esas en todo el territorio nacional proveer agua potable a los buques, limpieza de bodegas, eliminar o tratar los desechos y basura de cualquier tipo originados por los buques, dentro de los mismos o en los muelles, entre otros.

1.7. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

1.8. PRODUCTOS O SERVICIOS OFRECIDOS:

Ø  Principalmente ofrecemos servicios marinos subacuáticos exigidos por el gobierno a buques y empresas aduaneras, utilizando equipos y buzos especializados en la búsqueda submarina a fin de detectar cualquier anomalía o falla en la embarcación y evitar el contrabando de sustancias ilícitas como drogas.

Ø  También ofrecen suministros de alimentos, plásticos, vidrios, productos congelados, productos institucionales, productos perecederos, artículos de limpieza en general, utensilios y afines, entre otros.

1.9. VOLUMEN ANUAL DE VENTAS:

Las ventas realizadas por la empresa tienen un monto aproximado de 1.200.000,00 Bs.F. Sus zonas de mercado son las siguientes:

1.      Puerto Sucre

2.      Puerto Guamache.

3.      Puerto Guanta.

4.      Puerto Matanza Puerto Ordaz.

5.      Puerto Palua Puerto Ordaz.

6.      Puerto Bahía de Jose.

7.      Puerto Muelle de Pequiven.

8.      Puerto Bahía de Pozuelos.

9.      Puerto Muelle de Pertigalete.

1.10.        MISION Y VISION:

Ø  MISION: Ser una empresa orientada a satisfacer las expectativas de nuestros clientes. Ofreciendo un servicio, gestionando y atendiendo  con altos estándares de calidad y seguridad los servicios prestados en el abastecimiento de requerimientos de nuestros clientes

Ø  VISIÓN: Ser la empresa líder en servicios de gestión y atención a las necesidades de buques de cualquier tipo, bandera, nacionalidad y eslora e integrarnos de una forma activa para facilitar la estadía en el puerto

                                                                 

CAPITULO II

DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LAS PASANTIAS.

2.1. IDENTIFICAR Y DETERMINAR EL DEPARTAMENTO Y LA ACTIVIDAD A LA QUE SE DEDICA.

Ø  DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS: En este departamento se lleva a cabo el proceso de facturación y cobranza por los diferentes servicios o productos que se proporcionan o venden. Como objetivo fundamental de este departamento está el generar una factura fiscal, detallando en ella el servicio o producto vendido, verificando su correcta elaboración, comprobando que la cifra cobrada sea la correcta dependiendo del servicio que se prestó, para posteriormente realizar el envió a los diferentes clientes   , comprobar la recepción de estas por parte del cliente, y luego confirmar la fecha de pago de acuerdo a lo términos establecidos en la negociación. Cuando el pago no se materializa dentro del lapso de tiempo  establecido, el departamento de cobranza es el responsables de darle seguimiento al cobro de la factura, y tomar las previsiones correspondientes en casos de retrasos extremos.

2.3. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS

2.3. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS

          Para poner en funcionamiento las operaciones de cobros en la empresa, es necesario implementar un sistema operativo de métodos y procedimientos dentro de la estructura organizativa de la empresa. Este funcionamiento deberá tener el interés y aprobación por parte de la Presidencia, responsable de todas las acciones de la empresa, para lo cual cuenta con un plan de trabajo determinado, en el ejercicio de las siguientes funciones del departamento de Ventas y Cobranza.

Ø  FUNCIONES DEL GERENTE DE VENTAS Y COBRANZA:

1.      Dirigir y controlar las acciones encaminadas a elevar el nivel de eficiencia de la cobranza, a través de la recuperación inmediata de los recursos económicos por venta de servicios.

2.      Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.

3.      Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.

4.      Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.

5.      Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normativa aplicable.

6.      Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al Departamento.

Ø  FUNCIONES DEL ANALISTA DE VENTAS Y COBRANZA:

1.      Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.

2.      Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.

3.      Administrar y controlar la cartera de clientes para garantizar una adecuada y oportuna captación de recursos.

4.      Gestionar y efectuar el cobro de créditos a favor de la empresa dentro de los días estipulados.

5.      Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados.

6.      Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Administrador.

2.4. ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO

Ø  Inducción por el tutor empresarial.

Ø  Recepción de retenciones.

Ø  Realizar retenciones de Impuesto sobre la Renta (ISLR) e Impuesto Al Valor Agregado (IVA) a facturas que requieran de las mismas

Ø  Control de las retenciones de IVA e ISLR.

Ø  Control de compras y gastos de la empresa

Ø  Control de los documentos que están por vencerse.

Ø  Ordenar permisos legales de la empresa

Ø  Elaboración de presupuestos de pedidos

Ø  Verificación de pedidos

Ø  Elaborar facturas proformas para los clientes

Ø  Enviar facturas al armador

Ø  Control de cuentas por cobrar

Ø  Realizar cheques de pagos a los proveedores.

CAPITULO III

3.1. EN LA EJECUCIÓN DE LA PASANTÍA SE PROCEDIERON A REALIZAR LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES

Ø  SEMANA 1 Y 2, INDUCCIÓN POR EL TUTOR EMPRESARIAL:

Desde 25-05-15 al 05-06-15:   Durante las primeras semanas de inducción con el Sr. Edgardo Cedeño recibí un recorrido en las actividades generales de la empresa incluyendo la parte operativa y la ejecución de los servicios a los clientes, a partir de la segunda semana la inducción fue en el Departamento de cobranza y ventas y la realización de las actividades relacionadas con el mismo, donde cada semana íbamos profundizando en cada área hasta llegar al final de la gestión del departamento que es recibir el pago del servicio ejecutado, procurando no obtener retrasos en el mismo, La finalidad de la inducción es conocer a fondo las actividades de la empresa y el funcionamiento de cada uno de los departamentos..

Ø  SEMANA 3, RECEPCIÓN, REALIZACIÓN Y CONTROL DE RETENCIONES:

Desde 08-06-15 al 12-06-15: Quintero Sea Services, C.A  es responsable del pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) e Impuesto Sobre la Renta (ISLR), en calidad de Agente de Retención a los contribuyentes,  ya que se encuentran calificado como especiales por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) es decir como  contribuyentes especiales están obligados hacer dichas retenciones a las facturas que requieran, en dicho comprobante  se colocan los datos del cliente como; nombre la empresa, numero de rif, Numero de factura, monto en de la compra y numero correlativo de la retención, posteriormente son archivadas para su respectivo control interno.

Ø  SEMANA 4, CONTROL DE COMPRAS Y GASTOS DE LA EMPRESA:

Desde 15-06-15 al 19-06-15: En esta semana se procedió a acentuar todas las compras y gastos de la empresa del respectivo mes, en un archivo de Excel para posteriormente enviárselo a la contadora. Un sistema de control persigue un objetivo de eficacia para la empresa, es decir, concibe un instrumento para mantenerla en condiciones óptimas de eficacia,.

Ø  SEMANA 5, ORDENAR PERMISOS LEGALES DE LA EMPRESA:

 Desde 22-06-15 al 26-06-15: En la quinta semana se procedió o verificar los documentos legales de la empresa, como por ejemplo; Solvencias INCES, IVSS, FAOV, Permiso de Bomberos, Pagos de impuestos Municipales ante el SABAT, Permisos para Operar en Bolivariana de Puertos, S.A , entre otros,  para tomar en cuenta  las fechas de vencimiento de las mismas, y proceder a  gestionar todas las diligencias para renovar dichos permisos y asi actualizar a su vez la cartelera fiscal de la empresa.

3.2. RECOMENDACIONES

Ø   Diseñar  un manual de procedimientos en el cual estén señaladas todos y cada una de la actividades que deben realizarse en cada departamento de la empresa. 

Ø  Tener personal activo las 24 horas para la recepción y respuesta de correos, realización de presupuestos y facturas proforma cuando se trata de cambio de horario con servicios a embarcaciones de otros países.

Ø  Optimizar el departamento de compras para no generar retrasos en los pedidos.. Implementar una paralización de servicios a navieras que tengan mora en pago de facturas vencidas con más de 7 días calendario.